夜中の安否確認が「間違い電話」になる前に 総務と情シスで分ける名簿と届け先

午前3時20分ごろ、枕元のスマートフォンが大きな音で鳴りました。

出てみると、キビキビした女性の自動音声です。「大規模な災害が発生しました！社員及び家族の安否を確認します」。oliveさんが2020年3月のブログに残した夜の話で、寝ぼけたまま番号を押して回答を終えると、起きていた旦那さんにこう話しかけます。

「ちょっと聞いてよ～！会社から安否確認の電話が入って起こされたんだよー！間違い電話だよねー！まったくもぉ～～」 「間違いじゃないよ。さっき地震があったから、本物の安否確認だよ」

oliveさんは、地震に気づかず眠っていたのです。被害は幸い大きくなかったことが、翌日の記述から分かります。メールは2時半に届いていて、返信がなかったから電話が鳴りました。仕組みはきちんと動いていて、受け取る側だけが地震も基準も知らなかったわけです。

安否確認は総務の担当とされがちですが、届くかどうかは情シスの持ち場でもあります。だから年末年始の休みが近づく今は、一緒に見直すよい時期でしょう。2024年の能登半島地震は、1月1日の16時10分に起きました。社用PCを開いている人が少ない時間帯です。

「送信成功」でも、本人に届いたとは限らない

サービスの画面に並ぶ「成功」を見て、安心していないでしょうか。

トヨクモの「安否確認サービス2」のヘルプを例に読むと、メールの「送信完了」が示すのは、送信先のメールサーバーまで送れたことです。その先の迷惑メールボックスに入っていても、画面からは分かりません。LINEにいたっては、サービスのアカウントをブロック中でも「送信成功」と出ます。アプリの通知も、「成功」のまま端末の設定で止まることがあるそうです。

もっとも、ほかのサービスでも同じ言葉が同じ意味とは限りません。総務の担当者と一緒に、自社の画面の表示が「どこまで届いたこと」を指すのかを聞いておくと、訓練の結果の読み方が変わります。

連絡先ごとに止まりやすい所は違います。情シスが直接手を出せるのは、会社のメールと社用スマートフォンのアプリです。

意外に見落とすのは1行目です。会社のメールは、休みの日に見ない人が多いはず。平日の訓練で全員に届いても、年末年始の夜にも読まれるとは言えません。

キャリアのメールだけに頼るのも心細い話です。2026年10月28日のauとUQ mobileのメール障害は午前6時に始まり、13時10分の時点でも受信などの障害が続いていました。連絡先は2種類以上を登録してもらうのが無難でしょう。

会社のメールがMicrosoft 365で、迷惑メールに入るときは、許可の仕方に気をつけます。MicrosoftはTenant Allow/Block Listを第一に勧め、送信元ドメインだけを条件にしたメールフロールールで迷惑メールフィルターを飛ばす設定は決してしないよう求めています。訓練の前日に焦って作りたくなりますが、なりすましの入口を広げてしまいます。

家の電話に、いつ登録したのか

名簿が古いと、起こされるのは本人とは限りません。

2021年2月、大きな地震があった夜の1時35分に、ある家の固定電話が鳴りました。ブログ「アミティものがたり」の書き手が受話器を取れずにいると、留守電に地震の話が流れます。でも、その家の地域に被害はありません。泥棒が留守を探る電話では、と怖くなって廊下の明かりをつけ、1時間後にまた鳴って、ようやく安否確認かもしれないと気づきました。

でも旦那さんの仕事関係は携帯に かかってくるはず ？？ 固定電話にはいつ登録したのかな～ 謎！

最後まで聞かずに切ったので回答が済まず、電話は4時35分まで1時間おきに4回かかり、一睡もできなかったそうです。

誰がいつ登録したか分からない連絡先に、家族が出る。被害のない地域の家にも鳴る。この家で鳴った理由までは分かりませんが、どちらも、名簿や受信地域を見直す人が決まっていないと起きやすい話です。イー・エージェンシーの社内マニュアルは、受信アドレスとLINE連携に加えて受信地域の設定も個人の登録項目に挙げています。

名簿の持ち主は、次のように分けておくと話が早くなります。担当は会社によって違うので、例として見てください。

入退社の連絡票をすでに持っているなら、人事との連絡票に「安否確認」の行を足すだけで、登録漏れはかなり減るはずです。総務と情シスの役割分担の表にも防災の行があります。

私用の連絡先は、総務が自力で解決していることもあります。総務ナレッジというnoteの書き手は2019年、全員に会社のPCや携帯を配っていないからと、私用の携帯へSMSを送る仕組みと回答サイトを、本を読みながら自分で作りました。当時で1通11円。その行動力には頭が下がります。ただ、社員の携帯番号の一覧と、名前と安否が並ぶサイトを総務だけで持ち続けるのは重いので、ここは情シスから声をかけたい場面です。

では、外部のサービスに預ければ安心かというと、そうとも言えません。2026年10月には防災メール基盤への不正アクセスで、安否確認に登録した職員の氏名やアドレスの流出の恐れが報じられました。同じ月のクラブツーリズムの発表でも、流出した可能性のある項目に緊急連絡先が入っていました。家族の連絡先は、社員ではない人の情報です。

全員が「無事」と答える訓練では、試せないことがある

数か月おきの訓練に、少しひねった回答を返す人もいます。店舗で働く人のブログには、こんな一節がありました。

なので、変化球で返すと 全部、無事とか可で返せと言われる。

集計する側の気持ちも分かります。負傷の回答が混ざると、本物と見分けにくいですし、確認の手間も増えるからです。

でも全員が「無事」では、「負傷」の行を誰が拾うのかは試せません。BCPが専門の平澤さんのnoteによると、回答率が100%でも、集計に1時間以上かかったのであれば、実際の災害時には判断が遅れます。よくある問題は、連絡先が古い、グループに登録されていない人がいる、未回答者を追う担当が決まっていない、など。

回答率そのものは、工夫で上げられます。イー・エージェンシーは未回答の人へ12時間ごとに3回、合計4回を配信し、配信2日後を期限にして、およそ160人全員の回答を集めました。だからこそ、次は回答率の外を見たくなります。

編集部が勧めたいのは、訓練で役を配ることです。事前に数人へ「あなたは負傷」「あなたは出社できない」「あなたは回答しない」と頼んでおくと、責められる心配なく違う回答を試せます。あの「変化球」も、この日は歓迎です。見る数字は次の5つで足ります。

答える側の負担も忘れられません。先ほどのブログには「ガチな有事のときに返信する余裕などあるわけがない」という一文もあります。厳しい言葉ですが、質問を増やしすぎないための大事な意見でしょう。平澤さんのnoteも、短時間で回答できる形式を勧めています。

年末年始の前に総務と進める段取り

総務に声をかけるのは、今週で早すぎることはありません。日付は例なので、会社の予定に合わせて動かしてください。

1. 今週、総務に3つ聞きます。発動の基準（震度と地域）、登録している連絡先の種類、前回の訓練の結果です。
2. 11月中に、サービスの画面から送信エラーの一覧を出してもらいます。会社のメールの受信の許可と、社用スマートフォンへのアプリの配布も、同じときに確認します。
3. 11月末までに、人事と入退社の流れへ「安否確認の登録と削除」を足します。12月末で退職する人の分を、最初の対象にするとよいでしょう。
4. 12月の前半に、役を配った訓練を1回実施します。結果は上の表の5つの数字で残します。
5. 最終営業日の前に、社内へ案内を送り、休み中に動ける管理者が2人以上いるかを確かめます。

件名：年末年始の前に、安否確認の連絡先の確認をお願いします

長い休みの前に、登録内容を確認してください。

・送信元：（サービス名、送信元アドレス、電話番号）
・届くとき：（例：震度5強以上。対象の地域）
・届いたら：（いつまでに、何を答えるか）

会社のメールは、休みの間に見ないことがあります。
アプリか私用の連絡先を、もう1つ登録してください。
ご自宅の電話を登録している方は、ご家族にも伝えておいてください。

話を最初の夜に戻すと、眠れずにメールを見返したoliveさんは、こう首をかしげています。「でも、震度３で安否確認って、大げさじゃない？うーん。基準はなんだったっけ？」

基準は会社によって違います。この夜の地震も、oliveさんが書き留めた震度3のほかに、震度5強の地域がありました。自社はどの地域の震度いくつで動くのか、すぐに答えられますか。答えられなければ、総務に聞く最初の1問はそれで決まりです。