入社・退社の連絡が遅い?人事と情シスがすれ違わない連絡票と進め方

「来週から新しい人が入ります。PCとアカウントをお願いします」。この連絡が前の週の金曜の夕方に来て、情シスが固まる。人事の側も、手続きが山のようにあって、気づいたらその日だった。どちらも、さぼっているわけではありません。

公開されているブログやnoteの声を読むと、入社、退社、異動の連絡は、多くの会社で悩みの種になっています。この記事では、すれ違いが起きる理由を整理し、連絡票のテンプレと言い方の例を付けました。人事の方が読んでも、情シスの方が読んでも使える形にしています。

人事と情シスがすれ違う場面

まず、公開されている声から、よく出てくる場面を並べます(公開されている声4件を読んで整理、編集部)。

情シス担当が退職した会社で、新入社員のアカウント作成が遅れ、数日待つことになった体験談も公開されています。アカウントが残る場面について、セキュリティを扱うnoteでは、次のように書かれています。

気づいたら3ヶ月が経っていた、というのは珍しい話ではありません。

なぜ遅れるのか。人事の側の事情

遅れる理由を、人事の怠慢だと考えると、話がこじれます。上のnoteは、退職の現場をこう描いています。

総務担当は離職票の発行、雇用保険の手続き、社会保険の資格喪失届と、やることが山ほどある。その合間に「あ、Slackのアカウントも消さなきゃ」と思い出せるかというと、なかなか難しい。

人事や総務には、法律で期限が決まった手続きが並びます。アカウントの作成や停止は、その表の中に入っていません。つまり、連絡が遅れるのは、情シスの作業が人事の側から見えていないからです。

情シスの側にも事情があります。入社日が決まってから「PCの在庫」「ライセンスの空き」「初期設定」を進めるので、数日は必要です。ここが人事に伝わっていません。お互いの手の内が見えないまま、期限だけが近づきます。

入社の準備を整えている情シスの声には、こんな一文がありました。

入社してくる方にとってこの辺りのスムーズさは会社の印象や安心感にも影響するので大切だと思って望んでいます。

初日にアカウントが使えるかどうかは、人事にとっても、新入社員の最初の印象に関わる話です。ここは、人事と情シスが同じ方向を向ける部分です。

連絡票を1枚にする

すれ違いをなくす近道は、連絡の形を1枚に決めることです。口頭やチャットだと、情報が抜けます。次の項目があれば、情シスは動き出せます。

最後の行は、見落とされがちです。先ほどのnoteは、退職が決まった時点で、会社の業務で使ったサービスのうち個人メールで登録したものがないかを本人に聞く一言を、標準の手順に入れることを勧めています。

人事が書くのは、上の表の「人事」の行だけです。残りは、上長と情シスが埋めます。人事の負担を最小にするのが、続けるためのコツです。

当サイトでは、入社と退職のチェックリストをテンプレにしています。そのまま写して使えます。

日数の目安を、先に決めておく

連絡票を作っても、「いつまでに」が決まっていないと、同じことが起きます。目安を表にしました。会社の規模や人数に合わせて変えてください。

退職の連絡については、チェックリストを公開している情シスの担当者も、同じ仕組みを勧めています。

退職者対応チェックシートを人事と共有し、退職決定時に情シスに連絡が来るフローを作る

アカウントを止める、消す、引き継ぐ順番は、退職者のアカウントはいつ消す?に詳しく書いています。

頼み方の例。人事に伝わる言い方

仕組みを作るには、人事に頼む場面が必ず来ます。「遅い」と言うと、相手は責められた気持ちになります。次のように、理由と、相手のメリットを添えると伝わります。

人事の側から情シスに頼むときも、同じです。「明日までにお願いします」ではなく、「入社は15日です。前日までに何が必要か教えてください」と、日付と一緒に聞くと、お互いに準備の見通しが立てられます。

今日からできること

1. 直近の退職者のアカウントが残っていないか、情シスが一覧で確かめる。見つかっても、責める材料にしない
2. 人事と15分だけ会い、入社と退職で、いつ、誰から連絡が来るかを確かめる
3. 連絡票を1枚作る。最初は、氏名、日付、部署、雇用形態の4項目だけでよい
4. 退職の連絡票に、「個人メールで登録したサービスはありますか」の1行を足す
5. 1か月後に、連絡が間に合ったかを振り返り、足りない項目だけを増やす

人事も情シスも、守りたいものは同じです。新しい人が気持ちよく働き始められること、辞める人が気持ちよく送り出されること、会社のデータが守られること。そこに向けた連絡の形を、一緒に作ってみてください。