IT資産管理台帳(PC・スマホ・周辺機器)

社内のPC・スマホ・モニターなどを1行1台で記録するExcelの台帳です。資産番号・利用者・OS・購入日・保証期限を書くと、経過年数と「保証切れ」「5年経過」「現物未確認」が自動で出ます。貸出・返却・廃棄の記録シートと使い方シート付きで、棚卸しや買い替えの計画にそのまま使えます。

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こんなときに

ひとり情シスになって、社内のPCとスマホを最初に洗い出すとき
年1回の棚卸しで、台帳と現物が合っているかを確かめるとき
買い替えの予算を出すために、古い機器と保証が切れた機器を数えるとき

使い方

1
全員のPC・スマホを1行1台で書き、資産番号のシールを本体に貼ります。番号は種類ごとに PC-0001 のように決め、使い回しません。
2
シリアル番号は本体の裏かOSの設定画面で確かめます。修理の依頼や紛失の届け出で必ず聞かれます。
3
人が替わる・修理に出す・廃棄するたびに「貸出・返却」シートへ1行足し、台帳の利用者と状態を書き換えます。
4
年1回は現物と照らし合わせ、確かめた日を最終確認日に入れます。1年以上確かめていない機器には「現物未確認」と出ます。

中に入っているもの

シート「台帳」

資産番号種類メーカー・型番シリアル番号OS・版利用者・置き場所状態購入日購入価格保証・リース期限経過年数要確認最終確認日備考

シート「貸出・返却」

日付資産番号区分相手(利用者・業者)データ消去付属品担当確認者メモ

シート「使い方」

このファイルは「台帳」「貸出・返却」「使い方」の3枚でできています。台帳は1行に1台です。PC・スマホ・タブレット・モニター・プリンター・ルーターなど、会社が買った機器とリースの機器を書きます。資産番号は種類の頭文字と連番(PC-0001、SP-0001)にし、同じ番号のシールを本体に貼ります。廃棄した番号は使い回しません。利用者は「部署姓」で書きます。予備や共用の機器は置き場所を書きます。

参考にした公開資料