SaaS契約管理台帳(更新日アラート付き)

クラウドサービスの契約を1行1契約で記録するExcelの台帳です。金額・次回更新日・自動更新の有無・解約の通知期限を書くと、年額換算と「解約の申し出期限まであと何日」が自動で出て、30日以内のものに★が付きます。データの持ち出し方の欄と、更新前の見直しを残すシートも付いています。

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登録・ログインは要りません

こんなときに

使っていないサービスが自動更新され、1年分の料金を払ってしまうのを防ぎたいとき
部署ごとにばらばらに契約したSaaSを洗い出し、年間の費用を出すとき
担当が替わる前に、どのサービスをいつまでに誰が判断するかを引き継ぐとき

使い方

1
請求書・カードの明細・申込みのメールから、払っているサービスを洗い出して1行ずつ書きます。個人のカードで立て替えているものも書きます。
2
利用規約や申込書で「更新の何日前までに申し出るか」を確かめ、解約の通知(日前)に日数を入れます。決まりが無ければ0を入れます。
3
毎月1回、判定の列を見ます。★が付いたものは、使われ方を確かめて続けるかを決め、「見直しの記録」に残します。
4
更新が済んだら、次回更新日を次の日付に書き換えます。過ぎたままだと「更新日を書き直す」と出ます。

中に入っているもの

シート「契約一覧」

サービス名用途・利用部署契約形態金額(税込)金額の単位年額換算支払い方法次回更新日自動更新解約の通知(日前)申し出期限まで(日)判定担当(主・予備)データの持ち出し方

シート「見直しの記録」

確認日サービス名契約数使っている数使用率判断理由承認者手続きした日

シート「使い方」

このファイルは「契約一覧」「見直しの記録」「使い方」の3枚でできています。契約一覧には、会社が払っているクラウドサービスを1契約1行で書きます。同じサービスでも契約が2つあれば2行にします。金額は請求される単位で書き、金額の単位に「月額」か「年額」を選びます。年額換算の列で、1年あたりの費用がそろいます。自動更新ありの契約は、更新日ではなく「解約の申し出期限」が本当の締め切りです。規約に「満了の1か月前までに申し出」などとあるので、その日数を解約の通知(日前)に入れます。

参考にした公開資料