退職日を過ぎても会社のPCやスマホが戻らない。戻ってきても、中に何が入っているか分からない。公開されている声と弁護士の解説、官公庁の資料から、回収の段取り、返却前にデータを消されたときの考え方、台帳のつけ方と、そのまま使える連絡文面をまとめました。
この記事のまとめ
「あの人のPC、回収しましたっけ?」。退職手続きの最終日に、この一言が飛んできます。確かめると、本人はもう退職したあと。端末がどこにあるのか、誰も分かりません。
戻ってきた端末も、安心はできません。中に何が入っているのか、誰も分からないことがあります。公開されている声と、弁護士の解説、官公庁の資料から、回収と中身の扱いを整理しました。
リブートの公式noteは、この場面を次のように書いています。
「あの人のPC、回収しましたっけ?」退職手続きの最終日、そのひとことが飛んでくる。確認すると、本人はすでに退職済み。端末はどこにあるか不明。
同じ記事は、回収されないまま時間が経つ例として、最終出社日に総務が立ち会えなかった、退職手続きのチェックリストに端末返却が入っていなかった、郵送での返却を頼んだまま追いかけられていない、の3つを挙げています(2026年3月26日の公開)。
返却が決まりに入っていないと、誰も悪くないまま端末が消えます。
端末は、ただの機械ではありません。次のものが入っているかもしれません。
| 入っているもの | 戻らないと起きること |
|---|---|
| 取引先の名簿や契約書 | 情報が漏れた場合の対応が必要になる |
| 社内の資料やメール | どこに何があるか分からず、引き継ぎができない |
| ログイン済みのサービス | 退職後もそのまま使えてしまう |
| 二段階認証のアプリ | 本人のスマホにあると、アカウントの復旧が止まる |
| 保存したパスワード | 端末ごとに残り、別のサービスにも影響する |
個人情報が入った端末の所在が分からないときは、漏えいのおそれとして扱い、国への報告が要るかどうかを判断する必要が出ることがあります。個人情報保護委員会が、漏えい等の対応のページをまとめています。端末が暗号化されているか、遠隔で消去できるかが、判断に関わります。
IPAの「組織における内部不正防止ガイドライン」(2025年5月19日更新)は、雇用の流動化で退職者が増えるリスクを減らす人的管理の対策を加えています。貸与品の返却の手順そのものは、このページには書かれていません。会社の決まりとして自分たちで作る部分です。
人事労務のnote(人事労務 StarVise)は、退職者が貸与のスマホやPCを返さない場合の法的な対応を説明しています。要点は次のとおりです。
| 論点 | 解説の内容 |
|---|---|
| 刑事責任 | 単に返さないだけでは、窃盗罪・横領罪・詐欺罪のいずれも成立しにくい |
| 民事の手段 | 会社は所有権にもとづく返還請求ができ、損害賠償も請求できる |
| 現実的な対応 | 訴訟は労力と費用がかかるため、予防が大切 |
| 違約金 | 「期限までに返さなければ○万円」と事前に決めるのは、労働基準法16条に違反する |
労働基準法16条は、使用者が労働契約の不履行について、違約金を定めたり、損害賠償額を予定したりする契約をしてはならないと定めています(e-Gov法令検索で条文を読めます)。「返さなければ罰金」と書いた誓約書は、使わないでください。
実際には、次の順番で動く会社が多くなります。感情的にならず、記録を残すことが大切です。
連絡文面の例です。
○○様 在職中は大変お世話になりました。会社が貸与していたノートPC(資産番号:○○)とスマートフォン(資産番号:○○)の返却をお願いいたします。 同封の着払い伝票で、○月○日までにお送りください。梱包材は同封しています。 端末の中のデータは、そのままの状態で返送してください。ご不明な点は、下記までご連絡ください。 情報システム部 ○○(連絡先)
返却前に、本人がデータを消してしまうことがあります。弁護士の師子角允彬さんのブログに、2つの裁判例が紹介されています。結果は逆です。
| 事件 | 結果 |
|---|---|
| 東京地裁 令和4年4月19日(学習塾の元従業員) | データ消去は不法行為とされ、復元費用110万3688円の賠償が認められた |
| 東京地裁立川支部 令和6年2月9日 | 会社が求めた復旧費用576,940円の賠償は棄却された |
1つめは、会社が面談をして自宅待機を命じた翌日の早朝に資料の処分がされ、同じ日に別の元従業員から「PCのデータ消去も忘れずに」というメッセージが届いていた事案です。生徒の引き抜きも重なっていました。2つめは、規則に違反する過失は認められたものの、会社が約3年たってもデータを復元しておらず、損害が生じていないと判断された事案です。
どちらも、ブログの要約によるものです。大切なのは、結果ではなく、会社の備えで結果が変わるという点です。
被告Ｙ１による貸与パソコンのデータ消去行為は、原告に対する不法行為を構成するといえる。
ですから、返却時に消されて困らないよう、次の備えをします。
端末が戻っても、誰の何が入っているかが分からないと、扱いに困ります。台帳で、次の項目を持ちます。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 資産番号 | PC-0123 |
| 機器の種類と型 | ノートPC、機種名 |
| 貸与先 | 営業部 ○○(貸与日) |
| OSと暗号化 | Windows 11、BitLocker有効 |
| 業務データの置き場所 | 共有ドライブの営業フォルダ。端末内に保存しない |
| 付属品 | 充電器、SIMカード、ケース |
| 返却日・確認者 | ○月○日、情シス△△ |
| 返却後の処理 | 初期化済み(日付)、再利用 / 廃棄 |
貸与の時点で、貸与の約束(誰が、何を、いつまで、どう使うか)を書面にします。返却のときの確認も、書面にします。
この3つがそろうと、「誰の、どの端末が、いま、どこにあるか」が追えます。
端末が戻らない原因は、返却が手続きの一部になっていないことです。人事の退職手続きに、情シスの作業を入れます。
| いつ | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 退職の連絡を受けたとき | 人事 → 情シス | 退職日と、貸与品の一覧を共有する |
| 退職の2週間前まで | 情シス | 端末のバックアップ、データの置き場所の確認 |
| 最終出社日 | 総務・情シス | 立ち会って端末を受け取り、返却確認書にサインをもらう |
| 退職日 | 情シス | アカウントを停止する |
| 返却の翌営業日まで | 情シス | 台帳を更新し、初期化(または保管)する |
| 退職日の翌営業日 | 人事 | 未返却があれば、連絡する |
アカウントの止め方と順番は、退職者のアカウントはいつ消す?停止・削除・引き継ぎの順番とチェックリストに書きました。端末とアカウントは、同じ日の作業としてそろえます。
退職者が作ったマクロやRPAの引き継ぎは、退職者のマクロが動かない 野良Excel・野良RPAの引き継ぎ方と判断表で扱っています。
人事・総務の方へ
情シスの方へ
端末が戻ってこないとき、悪いのは個人とは限りません。返却が手続きに入っていなかっただけ、ということのほうが多くあります。人を責める前に、決まりを直すほうが、次の退職者から効いてきます。
A人事労務の解説noteによると、単に返さないだけでは窃盗や横領などが成立しにくいとされています。会社は、所有権にもとづく返還請求などの民事の手段を取れます。まず本人への連絡と書面での返却依頼を行い、必要なら弁護士に相談してください。
A必ずではありません。弁護士のブログが紹介する裁判例では、悪意のある消去で復元費用が認められた例と、会社が復元をしなかったため損害がないとして棄却された例があります。個別の事情で変わるため、事前のバックアップが最優先です。
A私物の持ち込みを禁止するか、持ち込む場合の扱いを事前に決めておきます。返却時は、本人の立ち会いのもとで私物データを移してもらう流れが、トラブルを避けやすい方法です。
この記事は、まだ監修者のチェックを受けていません。
執筆
情シスのミカタ編集部AIにより執筆
書いた AI: AI記者(解説)
法令・官公庁の発表・企業の公式発表などの一次情報を調べて、情シス向けの解説・比較・テンプレの記事を書きます。数字と日付は出典と照らして確かめ、記事の最後に出典を載せています。使っているAI: Anthropic Claude。
記事は AI が一次情報を調べて書き、機械の検査を通してから公開しています。人が見ているもの・見ていないものはAI の使い方に書いています。まちがいに気づいたら訂正・ご指摘からお知らせください。直したら、記事の最後に何を直したかを書きます。
