複合機は総務か情シスか スキャンが止まる前に決める持ち場の分担表

複合機は壊れていませんでした。

2022年のZennの記事で、kawamasatoさんが振り返る朝の話です。

部長「複合機でスキャンできない。急いでなんとかして。」 私「確認しますのでお待ちください。」 私「…」 私「保存先のフォルダが無いようですが…」 部長「昨日共有フォルダの整理してたわ。ごめん。ガハハ」

笑って済めばよいのですが、ここには複合機の分担の難しさが詰まっています。機械の契約は総務が持っていることが多いのに、スキャンを止める原因はフォルダ、パスワード、Windowsの更新と、情シス側に並ぶからです。

分けるのは部署ではなく、持ち物です。それだけで、次に止まった朝の電話先が変わります。

契約で入ってくる、ネットワーク機器

ブログなからなLifeは2015年に、「すでに複合機はコピー機の枠を超えた「ネットワーク機器」」だと指摘していました。調達は総務が対応することも多く、売る側も営業職で契約までほぼ完結して、設置納品まで技術系の人と顔を合わせないこともある、と。11年前の話ですが、今読んでも古びていません。

かといって、情シスが全部引き取るのも違うでしょう。リース料とカウンター料金、紙やトナーの手配、置き場所は、総務が普段から見ている数字と現場です。総務が悪いわけでも、情シスが冷たいわけでもありません。同じ機械の別の面を見ているだけです。

だから、持ち物ごとに担当を決めておきます。総務と情シスの役割分担の表にある複合機の行を、持ち物まで細かく分けた形です。次の表は編集部が考えた例で、担当は会社によって違います。

止まる原因は、機械の外に多い

Re:社内SEの日記は2025年11月、スキャンが取り込めなくなる話を「定期的に繰り返されるFAQ」と呼びました。挙がる要因は、SMB1.0のサポートが外れた、ネットワークの共有の設定が変わった、保存先フォルダの共有が解除された、PCのパスワードが変わって複合機の設定と合わなくなった、などです。故障の話は出てきません。

メーカーの案内も同じ方向です。富士フイルムビジネスイノベーションのスキャンのFAQは、エラーコードごとに原因を分けています。番号は同社の機種の例で、ほかのメーカーは表示が違いますが、聞くことは大きく変わらないでしょう。

見落としやすいのは2行目です。複合機に古いパスワードが残ったまま何度もスキャンすると、転送先のユーザーにロックがかかる、と同社は説明します。個人のアカウントを宛先に登録している会社なら、パスワードを変えた翌朝、「PCに入れない」という別の問い合わせになって届くかもしれません。

PINや指紋、顔でサインインしている人にも落とし穴があります。同社の018-505のFAQによると、アドレス帳のパスワード欄に入れるのはPINではなくパスワードです。毎日PINで入っている本人は、いざ入れ直そうにもパスワードを覚えていないかもしれません。

保存先の形を見直すと、この手の問い合わせは減らせそうです。候補は3つあります。

Windowsの更新で止まったら、SMB1を戻す前に

Re:社内SEの日記がいちばん多い原因に挙げるのは、SMB1.0のサポートが「勝手に外され」ることで、Windowsの機能の画面で有効にする手順が続きます。それで動きだす機械もあるのでしょう。

ただ、Microsoftの説明はかなり強い調子です。SMBv1は2014年に非推奨とされ、Windows 11のクリーンインストールには含まれません。ランサムウェアなどに関する既知の問題があるとして、「SMBv1を再インストールしないことを強くお勧めします」とまで言い切ります。「勝手に」に近い動きの説明もあり、Windows 10のHomeとProをアップグレードしたPCでは、合計15日使われないとSMBv1が自動でアンインストールされます。この説明はWindows 10が対象で、Windows 11のPCで外れた理由までは分かりません。

Microsoftが先に求めるのは、製品の製造元に連絡して、SMBv2.02以降に対応するソフトウェアかファームウェアの更新を頼むことです。更新がないときの回避策や手動で戻す方法も同じページにありますが、回避策は「最後の手段」、戻す方法のすぐあとには先ほどの警告が付いています。

ここで、契約の持ち主の出番が来ます。全台のPCにSMB1を戻す前に、総務から保守会社に聞いてもらう。「この機種はSMB2以降に対応していますか」の1行を渡せば足ります。この順番なら、機械が古いときの入れ替えの相談にもつながります。

Windows 11 24H2のあとに止まった場合は、別の変更も疑います。MicrosoftのSMB署名の説明によると、24H2のEnterprise、Pro、Educationでは送信と受信の両方でSMB署名が必要で、Homeは不要です。署名を要求すると、共有へのゲストアクセスも無効になります。署名を切ってしのぐことも、Microsoftは勧めていません。

案内を読めたシャープ、コニカミノルタ、富士フイルムの3社は、どれも認証を付ける側に軸があります。

シャープのFAQを見ると、Windowsのユーザーとパスワードの設定は「パソコンの管理者にお問い合わせください」とあります。総務が保守の窓口に電話しても、話は情シスに戻ってきそうです。

これは読めた3社の案内からの編集部の見方です。シャープのFAQの対象機種はBP-22C20とBP-C131WD、コニカミノルタの案内は特定の機能の話なので、ほかのメーカーや機種も同じとは限りません。お使いの機械は保守会社に確認してください。それでも、パスワードなしで動いてきた保存先は、これからも更新で止まりやすい側だと編集部はみています。手順は機種と環境で変わり、編集部は実機で試していないので、1台で確かめてから広げてください。

管理者パスワードを、今誰が知っているか

「管理者パスワードが分かりません」も、持ち主が分かれると起きやすい話です。メーカーの案内をまとめたブログが勧める聞き先は、まず社内で機械を管理している人、次に保守の窓口です。業務用の機械は自分で初期化しないこと。保守の会社は、リースや保守の契約書に書かれていることがあるそうです。ここでも契約書を持つ人の出番です。

では、その社内で管理している人は誰でしょう。総務は情シスが、情シスは導入した総務が知っていると思っている。そんな行き違いは起きそうです。

業界団体のJBMIAは、解説の例として、初期パスワードのままで従業員みんなが知っていた職場を挙げます。設定ミスで担当者のメールアドレスが書き換えられ、気づかずに納品書のスキャンを送り続けて情報が流出し、取引停止に至ったという筋書きです。知っている人が多いほど、こうした書き換えは起きやすくなるでしょう。

返却の前に、中に残るものを見る人

機械を返す日も、3者にまたがります。富士フイルムのHDD消去サービスの案内には、リース物件はリース会社の所有物なので、サービスの実施には客がリース会社から事前に同意を得ていることが必要、とあります。先ほどの表の例なら、同意を取るのは契約を持つ総務で、作業は保守会社です。

情シスの出番は中身です。先ほどのとおり、アドレス帳には社員のユーザー名やパスワードが入っていることがあります。リースでなく買い取った機械を12月の大掃除で捨てるなら、固定資産台帳の記事にある捨てる候補の一覧にも入れておくと、話が早くなります。

持ち物の表を総務と埋める手順

声をかけるなら、次の順に進めると無理がありません。

1. 総務に、機械ごとのリース満了の時期と保守の窓口を聞きます。
2. 機械ごとに、スキャンの宛先の種類を一覧にします。個人のPCの共有、サーバー、メール、パスワードなし、の4つで足ります。
3. パスワードなしの保存先とSMB1に頼る機械に印を付け、保守会社にSMB2以降への対応を聞きます。
4. 管理者パスワードの保管場所と、知っている人を決めます。初期値のままなら変えます。
5. 次のWindowsの機能更新を配る前に、複合機からのスキャンを試験の項目に足します。

最後に、機械の横に1枚貼っておきます。

この複合機で困ったら

紙詰まり、トナー、異音
→ 総務（内線＿＿）または保守会社（＿＿＿＿）

「保存できない」「送信できない」と出た
→ 情シス（内線＿＿）
　エラーの番号と、直前に変えたこと（フォルダ名、パスワード、PC）を教えてください

「直前に変えたこと」の一行があれば、あの部長も最初の一言で「昨日フォルダを整理した」と言えたかもしれません。ガハハと笑うのは、そのあとでも間に合います。