PC棚卸しの「有り」が当てにならない?ノールック回答と未回答の減らし方

年に数回の、PCの棚卸し。案内のメールを出して3日たつのに、返事は半分も来ません。やっと届いた返事を見ると、全員が「有り」です。台帳にある数と同じなので、安心してよさそうに見えます。けれど、そのPCは本当に、その人の手元にあるでしょうか。

公開されている情シスの体験談3件を読んで、棚卸しのあるあると、回答を集めやすくした工夫を整理しました。

案内を出しても、期日までに答えるのは半分

クラスメソッドのブログに、アノテーション株式会社の徳道さんが、数百台のPCの棚卸しで困った点を書いています（2022年）。まず、返事の集まり方です。

これが特に厄介で、アナウンスを見て期日までに回答してくれる方は大体50~60%くらいです。

残りの人には、個別に連絡して回ります。前回の棚卸しでは、200人以上を手作業で追いかけ、1週間以上かかったそうです。

名前があれば「有り」と答える

返事が集まっても、安心はできません。徳道さんの会社では、台帳の一覧を社員に見せて、手元のPCが合っているかを聞く方法をとっていました。すると、こうなりました。

使っている人は自分の名前があればPCの管理番号や状態をあまり確認せずに「有り」という回答をしてくることが増えました。

責めたくなる気持ちは分かりますが、社員の側から見れば、自分の名前が載っていて「合っていますか」と聞かれたら、そのまま答えるのが自然です。忙しい日に、デスクの下のPCをひっくり返して管理番号を探す人は多くありません。

同じ記事は、管理番号のシールがはがれていたり、PCをなくしていたりすると、そもそも番号を書けない、とも指摘しています。台帳と現物がずれる場面は、このあたりにあります。

台帳が頼りにならない会社の棚卸し

台帳そのものに自信がない会社もあります。noteのいとぅさんは、Excelで台帳を作る前の状況を、こう振り返っています（2022年）。端末の台数すら「全く把握できていない状況でした」。上の人から「で、現状はどうなってるの?」と聞かれても、答えられない。その後、台帳を作ってからも、「台帳のミスや記載漏れ等が多く」、管理はほぼ一人に任されていたそうです。

台帳が不確かなままだと、棚卸しで「有り」と返ってきても、突き合わせる相手が当てになりません。棚卸しの目的は、台帳と現物を合わせることなので、片方が揺らいでいると、集めた回答の価値も揺らぎます。

現物を見て回れないとき

リモートワークが前提の会社では、事務所を回って確認する方法が使えません。Adwaysのヘルプデスクの戸田さんは、約800台のPCを前に、こう書いています（2024年）。

従業員一人ひとりに連絡を取って、どのPCを使っているかを聞くことも非常に効率が悪いですし、ユーザー側も手間です。

情シスの側の手間だけでなく、聞かれる側の手間でもある。この視点は大事です。聞き方が面倒なら、答える人も雑になります。

2社の工夫を並べてみる（編集部の整理）

結果の数字は、それぞれの会社の記事に書かれたものです。会社の規模や社員の働き方で変わるので、そのまま自社の目標にはなりません。

共通するのは、2つあります。社員が現物を確かめずに答えられる形をやめたこと、催促を人の手から外したことです。記事では、告知の翌日に3〜4割、2〜3日で8〜9割が集まったと書かれています。

案内の文面と締め切りの例

編集部の整理として、案内を出すときの型を挙げます。

• 件名に、締め切りの日付と、所要時間（3分で済む、など）を入れる。
• 「手元のPCの管理番号（裏面のシール）を入力してください」と、見る場所を書く。
• シールがない、PCが見つからない場合の答え方を、選択肢で用意する。
• 締め切りの前日と当日に、未回答の人にだけ再通知する。
• 回答後に、台帳との差を情シスが確認すると先に伝えておく。

差が出た人を責めない一文も、入れておきます。「ずれは、台帳を直すために知りたいことです」。正直に「見つからない」と答えられる雰囲気がないと、棚卸しの数字は集まりません。

なぜ「有り」のずれは起きるのか（編集部の整理）

3件の体験談を並べると、原因は社員の不注意より、聞き方にあるようです。

• 答えやすい形になっている。 台帳の一覧に自分の名前があると、「はい」と答えるだけで済みます。確認の手間がかかる聞き方のほうが、手間を避ける人には負担です。
• 確認する場所が分からない。 管理番号のシールがPCのどこにあるかを知らない人は、探すところから始めることになります。
• 締め切りを忘れる。 返事が期日までに半分ほどという数字は、悪意の問題ではなく、忙しい日常に案内が埋もれる問題です。
• 台帳の側にも穴がある。 異動、退職、予備機の貸し出しが台帳に反映されていなければ、社員が正しく答えても、ずれは残ります。

つまり、棚卸しのずれは、社員を責めて減らすより、聞き方と台帳の更新の流れを整えて減らすほうが近道です。

ずれが見つかったときの探し方

台帳と回答が合わない端末が出たら、次の順に当たると、無駄が少なくなります。

1. 回答した本人に、管理番号をもう一度見てもらう。シールがはがれていないかも聞く。
2. 部署の上長に、異動や貸し出しで別の人が使っていないかを聞く。
3. 退職者や長期休暇の人の貸与PCは、返却の記録と照らす。
4. 資産管理ツールやMDMのログイン履歴がある会社は、最後に使われた日を見る。
5. それでも見つからなければ、紛失の扱いにするかを責任者と決める。

見つからなかったときに誰に報告し、どこまでを情シスの判断とするかは、先に決めておきます。

今日からできること

1. 前回の棚卸しで、期日までに答えた人の割合と、手作業で追いかけた人数を書き出します。
2. 案内の文面を見直し、管理番号を見る場所と、見つからないときの選択肢を足します。
3. 台帳の一覧を見せる形なら、社員が自分で入力する形に変えられるかを検討します。
4. 未回答者への再通知を、チャットやメールの機能で自動にできるかを調べます。
5. 差が出た端末のうち、先に探すものの優先順位（持ち出しの多い人、退職者の貸与PCなど）を決めておきます。