役員・秘書と情シスの連携は?代理の権限、出張先の対応、なりすまし詐欺の備え

「社長の新しいスマホで、会社のメールが見られないそうです。いま空港にいます」。秘書からの内線で、情シスのその日の予定は組み直しになります。

この記事では、役員・秘書と情シスがすれ違う場面を公開されている声と公的な資料から整理し、代理の権限の申請票と役員向けの準備リストを付けました。経営会議でのIT予算の説明は経営層にIT予算とリスクが伝わらない?にまとめています。

役員・秘書と情シス、すれ違うのはどこ?

役員の時間は細かく区切られ、直るのを待つ余裕がありません。秘書は予定表とメールを、情シスは権限と安全を預かっています。

公開されている体験談9件を読んで整理すると(編集部)、すれ違いは次の場面に集まります。

あるある1: 役員のPCが止まると、順番が入れ替わる

情シスとして働いてきた筆者は、優先順位を付けると相手によって対応が変わると書いています。

ケースにもよりますが、代表のパソコンが動かない方が、いち従業員のパソコンが動かないことより圧倒的に重要度が高いです。仕事が進まないので、その人にとっての重要度は変わらないのにです。

筆者は、後回しにする相手には、なぜいま優先できないのかを丁寧に説明する時間を割くべきだと続けています。役員を先にするのは、止まったときの影響が大きいからです。その基準を、ほかの社員にも見える所に書いておきます。

役員ごとの好みは、秘書がいちばんよく知っています。複数の上長を受け持つ秘書の筆者は、好みの連絡手段などを上長ごとの「取扱説明書」にまとめたそうです(note・Hisholio、2026年3月)。ここに、使う端末、困ったときの連絡の経路、出張や大事な会議、代理の権限の欄を足してもらうと、情シスも同じ紙で動けます。

あるある2: 予定表は、役員と秘書の「共有の手帳」

社長秘書を長く務めてきた筆者は、予定表の管理を任されたときのことを書いています。

ある日上司が「カレンダー通りに動くからわざわざリマインドしに来てくれなくてもいいよ」とおっしゃってくださいました。

秘書が予定表を扱えない日は、役員の一日も止まりかけます。役員の第一秘書だった筆者は、休んだ日の予定の確かめ直しに、翌日の朝から昼までかかったそうです(note・IRO LAB、2020年9月)。社長秘書を務める別の筆者の職場では、秘書と代わりの担当が同じ日に休み、社長からの問い合わせが朝から続きました(Hisholio・ナミコ、2023年4月)。

ここで起きがちなのが、役員のパスワードを周りに教えてしまうことです。中小企業で情シスとセキュリティを兼ねてきた筆者は、社長が設定したパスワードを全員で使い回す職場を「あるある」に挙げています(note・セキュたろう、2025年9月)。Microsoft 365にもGoogle Workspaceにも、パスワードを渡さずに任せる仕組みがあります。

代理の仕組みは、渡す範囲と送り方を選べる

秘書が役員の名前で送るメールは、秘書が送ったと相手に分かる形を基本にすると、あとで確かめやすくなります(編集部の考え)。どちらのサービスも、代理を任せられるのは同じ組織の人だけです。

代理の権限の申請票

【代理の権限の申請票(役員・秘書用)】
役員(権限を渡す人):
代理人(秘書):          副担当(休みの日):
渡す範囲: 予定表だけ/予定表とメール/メールだけ
予定表でできること: 見るだけ/予定を入れる・変える/招待に返事をする
非公開の予定: 見せる/見せない
代わりに送るメール: 秘書の名前も出る形(基本)/役員の名前だけ(理由:   )
期限: 〇年〇月〇日まで(異動・退職の日に外す)
役員本人の確認: 済み(日付)    見直す日: 半年ごと

あるある3: 会議の「魔の5分」と、出張先からの電話

出版社で役員の秘書を務める筆者は、リモートワークが始まってから、オンライン会議の開始時にトラブルが増えたそうです(2020年)。

トラブルが頻発する会議開始後の「魔の5分」のあいだはずっと携帯を握っています。

秘書がこの5分に構えているなら、情シスも同じ5分に連絡がつくようにしておきます。出張先からの問い合わせは現地が見えないので、困ったときの連絡先を出発前に役員の手元に渡します。スマホを替えたあとにログインできない場面は「スマホを変えたらログインできない」にまとめています。

【役員のITの準備リスト(情シス・秘書用)】
新しい端末を渡す前
□ 多要素認証の予備の方法(2台目の端末や物理的な鍵)を登録した
□ 役員本人が、新しい端末でメールと予定表を開けた
出張の前
□ メールに入れないときの連絡先(情シス、秘書)を渡した
大事な会議の前日
□ カメラ、マイク、画面の共有を、秘書と情シスで15分試した
□ 開始の前後5分に連絡がつく情シスの担当を決めた

あるある4: 「役員だけ例外」が、狙われやすい所に穴を開ける

Microsoftの製品を主に扱うエンジニアの筆者は、多要素認証を入れられない会社の事情を整理しています。多要素認証は、パスワードに加えてスマホや指紋などでも本人を確かめる仕組みです。

大きな企業でよくあるのが役員クラスの偉い方に対して、多要素認証といったことをやらせるのは無理と考えられているケースです。

筆者は、役員のアカウントこそ乗っ取られたときの影響が大きいと続けます。スマホのアプリを使えない場合の方法として、Windows Hello for BusinessやFIDO2に準拠したハードウェア トークンも挙げています。IPAも、ビジネスメール詐欺の対策としてメールの多要素認証の導入を勧めています。

手間を減らす工夫と、例外にすることは分けて考えます。どうしても例外にするときは、次の4つを書いて役員本人に確かめてもらいます。

1. 何を例外にするか(例: 多要素認証)
2. 理由と期限
3. 代わりの対策(例: 会社のPCからだけ入れる)
4. 見直す人と日

役員を名乗る詐欺には、役員本人の「確かめていいよ」が効く

警察庁は、経営者などになりすましてメールを送り、SNSのグループに誘って送金させる手口を「ニセ社長詐欺」と呼んでいます。2026年上半期(暫定値)の被害は127件、38.8億円で、1件当たり3,130.7万円でした。

トビラシステムズが2026年2月に会社員1,682人に聞いた調査では、自分か社内のほかの人に社長や役員をかたるメールなどが届いた人が25.9%いました。届いた経路は「会社アカウントのメール」が64.0%で最も多くなっています。

社長になりすましたメールが社内に届いた経営者の筆者は、こう書いています。

一番効いたのは、「確認していい空気」が社内にあったこと。

ふだんの頼み方を社内で共有していたので、「社長っぽくない」と気づけたそうです。いつもの頼み方を一番よく知っているのは秘書です。役員を名乗る急ぎの依頼は秘書に確かめてよいことにすると、確認の窓口が1つ増えます。手口と送金のルールはニセ社長詐欺とは?にまとめています。

今日からできること

1. 役員ごとに、秘書と一緒に「ITの取扱説明書」を1枚作る
2. 役員のパスワードを知っている人がいないか確かめ、代理人や委任の仕組みに切り替える
3. 代理の権限の申請票で、渡す範囲、送り方、期限、副担当を決め、半年ごとに見直す
4. 「役員だけ例外」の設定を書き出し、理由、期限、代わりの対策を書き足す
5. 役員から全社へ、送金の確認は歓迎するという一言を出してもらう

秘書は、役員の予定とメールを毎日預かる、社内でいちばん身近な協力者です。情シスが秘書と組めば、役員を困らせずに安全の決まりを守れます。

(この記事は、公開されている体験談9件と、トビラシステムズの公開調査、警察庁・IPAの資料、MicrosoftとGoogleの公式ヘルプをもとに、編集部が整理しました。)