情シスは採用か外注か 社会保険料込みの年間コストをシミュレーターで比べる

情シスを1人雇うか、外の会社に任せるか。比べるときに年収と外注の月額だけを並べると、会社が払う額を少なく見積もってしまいます。社会保険料の会社負担や採用費を2026年度の料率で確かめ、シミュレーターで1年目と3年間の費用を比べる方法をまとめます。

情シスを1人雇うと、年収のほかにいくらかかるか

会社が払うのは年収だけではありません。健康保険や厚生年金などの保険料は、社員と会社がそれぞれ負担します。この記事では、雇用保険と労災保険(労働保険)も含めて「社会保険料」と呼びます。

協会けんぽに入っている会社で、2026年度の料率を並べると次のとおりです。

会社の負担を足すと、40歳未満は約15.7%、40〜64歳は約16.5%です。年収500万円の人なら、会社は年収とは別に約79万〜83万円を払う計算になります。健康保険組合に入っている会社は、組合の料率で計算し直します。

採用費は「年収の約30%」が一つの目安

マイナビの「中途採用状況調査2026年版」は、人材紹介を次のように説明しています。「採用した段階で年収の約30%程度の費用が発生する形態のサービス」です。年収500万円の人を人材紹介で採ると、150万円前後かかる計算です。

同じ調査で、2025年の中途採用費用の実績は1社平均609.9万円でした。業種別に見ると、「IT・通信・インターネット」の人材紹介の実績が平均597.3万円で最も高くなっています。IT系の会社ほど、人材紹介の費用が膨らみやすいことが分かります。

教育やPCの費用も1年ごとにかかる

採用した人には、PCやソフト、研修、資格の受験料などがかかります。こうした費用は会社によって差が大きいため、シミュレーターでは「教育やPCなどの年間費用」として自社の数字を入れます。

シミュレーターの計算の前提

シミュレーターに年収や外注の月額を入れると、採用と外注の1年目と3年間の費用が並んで出ます。計算の中身は次のとおりです。

採用費は最初の1回だけ数えます。賞与がある場合は、賞与も含めた年収を入れます。

入力例で読み方を確かめる

年収500万円、社会保険料の率16%、採用費150万円、教育やPCなどの年間費用50万円で計算します。外注の月額は、例として30万円と60万円の2通りを入れてみます。

採用の1年目は、500万円×1.16の580万円に、採用費150万円と年間費用50万円を足した780万円です。3年間では、580万円×3に採用費と年間費用3年分を足して2,040万円になります。

外注が月30万円なら、3年間で960万円安くなります。月60万円だと、1年目は外注が60万円安いものの、3年間では採用の方が120万円安くなります。この入力例では、外注が月65万円を下回れば1年目は外注が安く、月約56.7万円を下回れば3年間でも外注が安くなります。

外注の3つの形 情シス代行・ヘルプデスク・IT顧問の違い

外注といっても、頼める範囲は形によって違います。名前は各社で異なるため、何をしてくれるかで見分けます。

3つを組み合わせる会社もあります。たとえば、日常の問い合わせはヘルプデスク代行に任せ、年に数回の大きな判断はIT顧問に相談する形です。

業務委託なら、作業の指示は相手の責任者を通す

外注の多くは業務委託(請負や準委任)の契約です。業務委託では、相手の会社の作業者に、自社の社員と同じように細かく指示を出すことはできません。

厚生労働省は、契約は請負でも実態が労働者派遣にあたるものを「偽装請負」として、区分の基準を示しています。自社で直接指示を出したいなら、労働者派遣の契約を選びます。

採用と外注、どちらが向いているか

費用のほかに、次の表で自社の状況に近いものを探します。

採用には、人が辞めたときに知識ごと抜ける心配があります。外注には、契約が終わると手順や設定が手元に残らない心配があります。どちらを選んでも、手順書や台帳を自社の場所に残す決まりを作ります。

1人だけ採用したときに起きやすいこと

情シスを1人だけ採用すると、その人が休むと仕事が止まります。夏休みや病気で休んでいる間は、PCのトラブルに対応できる人がいなくなります。

評価の難しさもあります。情シスの仕事は「何も起きないこと」が成果なので、ほかの部署から見えにくいからです。評価の伝え方は、情シスは「稼いでいない部門」?の記事で扱っています。

外注の契約で決めておくこと

見積もりを取る前に、次の項目を自社の言葉で書き出します。比べる条件がそろい、後からの追加料金も減ります。

1. 頼む作業の一覧と、頼まない作業
2. 対応する曜日と時間、急ぎのときの連絡方法
3. 月に何時間まで、または何件までが月額に入るか
4. 管理者アカウントを誰が持つか。自社にも必ず1つ残す
5. 毎月の報告の中身(対応件数、残っている課題)
6. 再委託するか、するなら誰にか
7. 解約するときの引き継ぎ(手順書、設定の記録、データの返却)

見積もりで確かめる項目

外注の見積もりは、月額だけを見ると比べられません。次の項目を各社にそろえて聞きます。

ひとり情シスが辞めた会社で何が起きるかは、ひとり情シスがいなくなった会社で起きることにまとめています。外注先に引き継ぐときも、同じ棚卸しが役に立ちます。

経営層に説明するときの文面の例

採用か外注かを決める人には、同じ条件でそろえた数字を見せます。シミュレーターの結果を使った文面の例です。

情シスを年収500万円で1人採用すると、1年目は約780万円、3年間で約2,040万円です。社会保険料の会社負担と採用費を含めた額です。外注のA社は月30万円で、3年間で1,080万円です。

ただしA社の月額は月40時間までで、社内の窓口役が1人必要です。まず1年間はA社に任せて作業の量を測り、その結果で採用するかを決めることを提案します。

数字に加えて、外注に頼まない作業と、その作業を誰が受け持つかも書き添えます。決めた後で「誰の仕事か」がもめるのを防げます。

今日からできること

まずは今の仕事を書き出すところから始めます。頼みたい作業がはっきりすると、採用の求人票にも外注の見積もり依頼にも、そのまま使えます。