年末調整の「ログインできない」は誰が受ける? 人事・労務と情シスの分担

「年末調整のメール、来てないんですけど」

11月に入ると、この問い合わせが人事にも情シスにも届きます。人事は「招待は送りました」と言い、情シスは「メールの仕組みは止まっていません」と言う。社員はその間で、どちらに聞けばよいか迷います。

今年は、問い合わせがいつもより増えそうです。国税庁によると、令和8年度の税制改正で基礎控除の引上げなどが行われ、12月に行う年末調整から変わります。申告書の様式も新しくなりました。慣れた画面が変わる年は、手が止まる人も増えます。

「ログインできない」は4つに分かれる

人事・労務の担当者が、年末調整の遅れの理由を振り返ったnoteがあります。クラウドのサービスを使う会社で、社員が止まった所を並べています。

人事からの招待メールについて、 届いていない、 気づかないうちに埋もれている、 初回ログインをしてみたけどできない、 期限やパスワード再設定の期限が切れてロックされてしまった..

この4つは、原因がちがい、直せる人もちがいます。

表で迷いやすいのは、3行目です。会社のIDでそのまま入れる仕組み（シングルサインオン）なら、パスワードの話は情シスの持ち場になります。サービス独自のIDとパスワードなら、再設定の操作は人事・労務の管理画面でしかできないことが多いでしょう。

社員は、聞くのを後回しにする

困るのは、止まった社員が黙ってしまうことです。

でも聞くの面倒だから後でいいや、、となってしまいます。。

この担当者の会社では、期限を過ぎても3割ほどが未提出だったそうです。ログインの手前で止まった人は、人事の画面では「未提出」の1人にしか見えません。

聞く先が2つあると、人は迷った末にどちらにも聞かないものです。

社内報を見ると、ログインの入口は会社ごとにちがう

会社が社員に向けて公開している社内報にも、年末調整の案内があります。入口の作り方は、会社ごとにかなりちがいます。

freee人事労務から、登録しているアドレス宛に年末調整のお知らせメールが届いています。

この会社は、メールに加えてSlackにも通知を出していました。同じ社内報には、勤怠管理のシステムを移したため、マイナンバーが登録されていない人がいる、という注意もあります。システムを替えた年は、データの移し漏れが問い合わせの種になります。

給与明細確認時に使用するID・パスワードでログインできます

こちらは、給与明細を見るときのIDで入れる作りです。給与明細が電子でない人には、ログインの情報を書いた紙を事業所の担当者から渡す、とも書いています。入口が1つにまとまっていれば、「どのIDですか」という問い合わせはほとんど出ません。

今年は申告書の様式も変わる

国税庁は、令和8年度の税制改正で、所得税の基礎控除の引上げ、給与所得控除の最低保障額の引上げ、扶養親族などの所得要件の改正が行われたと案内しています。改正は原則として2026年12月1日に施行され、12月に行う年末調整から事務が変わります。11月までの源泉徴収の事務は変わりません。

申告書も、基礎控除や配偶者控除などの申告書に、特定親族特別控除の申告書が加わった様式になりました。

クラウドのサービスの画面も、改正に合わせて変わるはずです。去年と同じ手順書をそのまま配ると、画面と合わない所が出てきます。人事・労務が手順書を直すときに、ログインの画面の画像だけでも情シスが最新のものに差し替えると、入口での問い合わせが減るでしょう。

電子の控除証明書で止まる人もいる

紙の証明書を貼って出す手間は、電子の控除証明書で減らせます。

電子控除証明書（XMLファイル）があるものについては、原本提出は必要ありません。

ただ、ここでもパソコンの操作で止まる人が出ます。保険会社のサイトから取ったXMLのファイルを開くと、ブラウザーに文字の羅列が出るだけで、「壊れている」と思う人もいるはずです。開かずにそのままアップロードすればよい、と案内に一言あると、情シスに届く「ファイルが読めない」が減ります。

人事・労務と情シスの分担表

迷ったときは、「中身」と「入口」で分けると収まりがよくなります。

情シスが受けないことを、表にはっきり書くのも大事な点です。控除の書き方を情シスに聞かれても、正しく答えられません。

案内を出す前の段取り

段取りは、人事・労務が案内のメールを出す前に済ませます。

1. 招待メールの差出人のドメインを人事・労務から聞き、情シスが受信を止めていないかを確認する。
2. ログインの方式（会社のIDか、サービス独自のIDか）と、パスワードの再設定をどこでするかを、案内に1行で書く。
3. 問い合わせの窓口を1つにし、人事・労務と情シスへの振り分けは裏で行う。
4. 退職、休職、入社したばかりの人のアカウントの状態を、人事・労務の名簿と突き合わせる。
5. 提出の期限の数日前に、まだログインしていない人を人事・労務が抽出し、短いメッセージで声をかける。

「メール、来てないんですけど」の答えは、人事の側にも情シスの側にもあります。窓口を1つにして、裏で2人が持ち場を分ける。11月の問い合わせは、それだけで静かになるはずです。