経営層にIT予算とリスクが伝わらない?1枚で通じる説明の作り方と言い換え例

「セキュリティ対策にお金が必要です」。そう話しても、経営層の反応が薄い。情シスの担当者が一番つらい場面のひとつです。ただ、経営層が冷たいわけではありません。聞きたいことと、聞かされることが、ずれているだけの場合が多いのです。

この記事では、公開されている情シスの声とIPAの事例をもとに、経営層が知りたいこと、1枚の説明の型、言い換えの例、予算を求められたときの備え方をまとめます。経営層や経理の方が、情シスの説明を受けるときの見方としても使えます。

伝わらない場面

まず、よくあるすれ違いを並べます(公開されている声4件とIPAの資料を読んで整理、編集部)。

IPAは、情報システム部門が経営層に対策の必要性を伝えられず、サービスの開始が遅れることや追加の費用を経営層が心配していた事例を、「悩み」として公開しています。情シスの悩みは、特定の会社だけのものではないということです。

経営層は、何を気にしているのか

予算づくりを任された情シスの担当者が、経営層との話し合いの中で何度も出た問いを書いています。

・１名入社したらいくらかかるのか？ ・イニシャルでかかるコストは？（初期費用、入社時のPC購入費用など） ・年間ランニングコストは、増加傾向なのか？ ・1名あたりのランニングコストはどれくらいか？

同じ文章は、役員には投資家への説明責任があり、会社のお金を使うなら「分かりやすく投資対効果、メリット、デメリットを伝える事ができるか」が最も大事だった、と振り返っています。2020年の記事ですが、今の経営会議にもそのまま当てはまる問いです。

つまり、経営層の問いは、次の4つにまとめられます。

1枚で通じる説明の型

IPAの事例では、情報システム部門が事業部門と協力して、事業の目標、リスク、必要な対策と予算の3点を経営層に報告し、定期的な報告が続く形になったと紹介されています。この流れを、1枚の型にしました。

ポイントは、順番です。最初に「事業の目標」を置くと、情シスの話が、事業を進めるための話に変わります。リスクの説明に使う数字は、公開されている調査や他社の事例を、出典つきで添えます。自社の損失額を無理に計算して、根拠のない数字を出さないでください。

予算の資料の元になる計画表は、テンプレにしています。そのまま使えます。

言い換え表。技術の言葉を、経営の言葉に

資料の中の言葉を、次のように言い換えると、通じる範囲が広がります。

社内の別の部署との間でも、言葉の通訳が必要になります。大企業でSaaSの導入を担当する人は、上司向けの説明の言葉と、情シス向けの説明の言葉が、互換性がないと書いています。説明の資料を、相手別に1枚ずつ分ける発想は、経営層向けにも使えます。

予算とコスト削減。備えておく

予算の話は、承認されて終わりではありません。景気が悪くなると、コスト削減を求められます。経費の予実管理(計画と実績の比較)がない会社の話として、次の指摘があります。

CFOとIT予算について普段からコミュニケーションをとっていないとどうなるでしょうか。

この文章は、削減の余地がどこにあるかの目星を、あらかじめつけておくことを勧めています。減らせる項目と、影響の大きさ、かかる手間を、ざっくりでも見積もっておく方法です。

グリーホールディングスの情報システム部は、予算の削減について、情シスの一存で進めないと書いています。使い方の実態という事実を現場に見せて、一緒に判断し、経営とは「どこまで削るか」の線を前もって合わせておくそうです。この文章の結びには、こうあります。

根っこでやっていることは前と変わりません。情シスの活動を「経営が読める数字」に翻訳するという一点です。

言い方の例

最後に、会議での言い方の例です。

経営層の方から聞くときは、「いくらで、何が止まるのか」の2つを聞くと、情シスが答えやすくなります。専門用語が出たときは、「それは何を守るための話か」と聞き返してかまいません。

今日からできること

1. 次の会議の資料を、「事業の目標」「起きうること」「対策と費用」「やらない場合」「決める時期」の5項目の1枚にする
2. 1人あたりのIT費用と、入社1人あたりの初期費用を、概算でも出しておく
3. 資料の技術の言葉を、言い換え表を使って、経営の言葉に直す
4. 減らせる費用の候補と影響を、1枚にまとめておく
5. 経理や経営層に、予算の話を15分だけする場を、四半期に1回もらう

説明の上手下手より、定期的に話す回数が、信頼を作ります。小さな報告の積み重ねが、大きな予算の相談を通しやすくします。