IT予算管理表(予算と実績・差額)

情シスが持つIT予算を、予算と実績の2枚で管理するExcelの表です。予算は費目・内容・ベンダー・支払いの形(毎月・年1回・一度だけ)で書き、実績は支払いのたびに1行足します。月別と費目別の予算・実績・差額・消化率は自動で計算され、年合計もすぐ出ます。来年度の予算づくりにも使えます。

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こんなときに

来年度のIT予算を、ライセンス・PCの入れ替え・保守などの費目ごとに積み上げるとき
毎月の支払いを記録して、予算を超えそうな費目を早めに見つけたいとき
経営や経理に、IT費用の使い道と予算との差を表で説明するとき

使い方

1
「予算」シートに、1年のあいだに払うものを1行ずつ書きます。毎月払うものは1か月分の金額、年1回や一度だけのものは払う月と金額を入れます。
2
請求書やカードの明細が来たら、「実績」シートに1行足し、予算番号を入れます。予算にない支払いは予算番号を空けると「予算外」になります。
3
月の初めに「月別の予実」で先月の差額を確かめます。★予算超えが出た月は、理由をメモに残します。
4
年度の終わりに「費目別の予実」を見て、来年度の予算を直します。1年分のファイルを残し、次の年度はコピーして使います。

中に入っているもの

シート「予算」

予算番号費目内容ベンダー維持・新規支払いの形払う月金額(1回分)年合計実績の累計差額消化率メモ

シート「実績」

支払日月予算番号費目支払先・内容金額(税込)支払い方法メモ(請求書番号など)

シート「月別の予実」

月予算実績差額消化率判定メモ

シート「費目別の予実」

費目年間の予算実績差額消化率予算の構成比

シート「使い方」

このファイルは「予算」「実績」「月別の予実」「費目別の予実」「使い方」の5枚でできています。書き込むのは「予算」と「実績」の2枚だけで、ほかは自動で計算されます。1年度で1ファイルにします。月別の予実は月の数字で集計するので、2年分の支払いを同じファイルに入れると、同じ月が重なって数えられます。予算は1行に1つの支払いです。予算番号(B-01など)は1行ごとに違う番号にし、途中で変えません。支払いの形が「毎月」の行は、1か月分の金額を入れ、払う月は空けます。「年1回」「一度だけ」の行は、払う月(1〜12)と金額を入れます。半年ごとなどの支払いは、行を2つに分けます。

参考にした公開資料