社内イベントの配信、音と回線は誰が持つ？ 総務・人事と分ける持ち場表

「コロナでイベント配信やってと上から無茶ぶりされて、素人が悪戦苦闘しながら配信をしております。特に音声、ネットワーク関係で躓くことが多いです。」

2022年のInternet Weekで、配信チームが事前に募ったアンケート（回答60件）の終わり近くにあった声です。回答をまとめた資料に載ったチームの返事は、「とても分かる・・」の一言でした。

年始のキックオフ、社員総会、表彰式。主催が総務でも人事でも、配信となると情シスに相談が来がちです。ただ、つまずくところとして挙がる音と回線のうち、情シスがふだん持っているのは回線のほうだけ。配信ツールと社内の回線は情シス、音と会場は会場の担当か業者と、年末の前に線を引いておけば、本番の朝に音の不具合まで情シスが抱えずに済みます。

「何とかしてくれるに違いない」と頼まれる

声がかかる理由は、2020年のInternet Weekの資料に書いてあります。配信チームの板谷郷司さんが話した「動画配信の基礎知識 情シス編」には、情シスがライブ配信を頼まれる背景として「ITに明るい技術者がいるイメージ」が挙がり、次の一行が続きます。

「いつも何とかしてくれているから、何とかしてくれるに違いない」

ありがたい信頼です。ところが同じ資料には、機材の調達、会場との調整、当日の配信作業が並んだあとに「機材は多岐にわたるので一人では無理」「業者に頼るのも一つの手」の2行があります。頼られる側の資料が、自分で「一人では無理」と書いているわけです。

実際に配信まで持つ会社もあります。エンジニアから情シスに移った人は2024年のQiitaの記事で、リブセンスでは全社イベントの配信周りを情シスが担当していると書き、「ややレアな部類」と添えました。社内SEからコーポレートエンジニアになったitaosanさんも、配信では「情シス部門が頼られるケースは多いんじゃないか」とみています。年1回の全社イベントでは、カメラとスイッチャー、HDMI分配器を2泊3日借りて約15,000円だったそうです。

そのitaosanさんも、映像配信は素人で、社内で知見を持つ人に助言をもらっていました。全部を一人で抱えたまま本番の朝を迎えると、何かあったときに代わる人がいません。

本番でつまずくのは、音と会場の回線

2022年のInternet Weekで、板谷さんは「ハイブリッド開催の音響あるある」を5つ挙げました。そのうちの2つです。

会場では音がちゃんと聞こえているのに、オンライン配信では音が小さい 会場音声とオンラインの音声でループ・エコーしてしまう

同じ年のアンケートにも、音の悩みが並びます。ウェビナー参加者の声を会場のスピーカーから出すとハウリングしやすい。動画を流したら音量が0のままで、ナレーションが配信に乗っていなかった。Teamsライブイベントの終了ボタンを誤って押し、配信が終わってしまうという声までありました。

回線の話は、ふだんからイベントの配信を手がける松井隆幸さんの2025年のnoteに出てきます。

その会場回線はインターネットは問題なく利用できたのですが、ライブ配信だけ行うことができない、という状況でした。

松井さんは急いでモバイル回線に切り替えて配信しました。配信に使うポートが閉じられていたとみていて、企業内のスペースでは「担当者を通じて情シスに依頼してもらうように」と勧めています。社内のホールや会議室なら、その設定を見られるのは情シスでしょう。

一方で、音の機材には手が届きにくいものです。松井さんが大学の教室で配信した日は、天井のスピーカーの音が遅れて出演者の地声と重なりました。原因はAV卓の入力端子でしたが、なぜ遅れるのかは「設計者のみぞ知る世界」。下見ではBGMを流しただけで、マイクはつないでいなかったそうです。

持ち場は「中身」「会場と音」「ツールと回線」に分ける

え！オンライン？？どうやるの？何使うの？誰が何するの？？？？？？？？

2020年に全社員70人の会議をオンラインにしたGIGの、準備の始まりです。担当した経営推進部は、進行役、スライドを動かす係、トラブルの問い合わせ係の3人に役を分け、事前に4回練習しました。2020年6月に800人を超えるグループ半期総会をオンラインで開いたマネーフォワードは、前回まで担当していた人事チームの手を借り、配信はインフラチームに相談しています。どちらも、一人には抱えさせていません。

分けるときは、次の表を主催の部署と一緒に埋めると早く決まります。

表で情シスが主に持つ行は、ツールと回線、当日の受付の3つです。音の行に情シスの名前がないのは、手を抜くためではありません。会場の卓は、外から来た人ほど直せないからです。

その代わり、アカウントと権限は当日より前に整えられます。

イベントが終わった途端に問題が解決する、あるあるですね。

2020年4月、235人が参加した社内向けのZoomミーティングを回したUMAZURAさんの一言です。運用チームの一人のネットがつながりにくくなっても、担当はすぐ別のスタッフに移せました。ワンオペにならないよう、運用チームの全員に共同ホストの権限を付けていたからです。2020年に230人の全社朝会を開いたポケラボは、共同ホストの設定が「なぜか」できず、置かないまま開いています。リハーサルの前に、開催者と共同開催者のアカウントで一度ずつ入っておきます。

頼まれたその場で返す文面も、手元に置いておくと楽になります。

キックオフの配信、承知しました（情シスより）

・配信ツールとアカウント、社内の回線は情シスで持ちます。
・会場の音響（マイクとスピーカー）は、会場の担当か業者にお願いできますか。
・録画するか、誰に何日見せるかは、主催で決めていただけると助かります。設定はこちらでします。
・○月○日までに台本と登壇者の一覧をいただければ、リハーサルの日を決められます。

Teamsの配信は、去年と作り方が変わる

去年のキックオフをTeamsライブイベントで配信した会社は、手順書の作り直しが要ります。Teamsライブイベントは2026年6月30日で提供を終えました。すでに予定を入れてあったイベントは2027年2月28日まで開けますが、新しくは作れません。これから作るキックオフは、後継のTeamsイベントで作ります。タウンホールなどのテンプレートから作る形で、Microsoftも提供終了の告知で、社内の手順書を改めるよう勧めています。

Microsoftの管理者向けの案内によると、出席者がマイクとカメラを使える形で1,000人まで、視聴とQ&Aだけの形で10,000人まで開けます。ここまではMicrosoft 365 Business Standardなどでも同じです。Office 365 E3やMicrosoft 365 E5などのEnterprise系のライセンスなら、リアクションや投票を使える形で3,000人まで広がり、出席者のチャットも使えます。Attendee Capacity Packを足せば100,000人までです。1,000人を超えると大人数向けの最適化が必ずオンになり、出席者のマイクとカメラは使えず、映像も少し遅れて届きます。パックの割り当ては10月の記事で読めます。

ただ、人数より先に、録画の既定を主催の部署と話しておきたいところです。Teamsイベントは録画が自動で始まり、開催者はこれをオフにできます。公開した録画は既定で30日後に期限が切れ、開催者は60日まで延ばせます。期限切れにするかどうかは、管理者の設定で変えられます。社長が来期の数字を話す回なら、録るかどうかから決めておくと安心です。

回線も、ライセンスで事情が変わります。Enterprise系の開催者が大人数向けの最適化を使うと、既定でMicrosoft eCDNが有効になり、映像を社内の回線で配り直してくれます。Business系のライセンスにはeCDNが含まれません。eCDNがない場合の目安は、拠点ごとに見る人1人あたり約2Mbps、1080pなら3Mbps。単純に掛けると、本社の自席で100人が見れば200Mbps前後です。会場より先に、本社の回線が苦しくなるかもしれません。

キックオフの6週間前からの段取り

年始のキックオフは、年末年始の休みをまたぎます。実際に動ける日は、思ったより少なくなります。

1. 6週間前。主催の部署と上の表を埋め、配信ツールを決めます。Teamsイベントか、Zoomのウェビナーか、業者に頼むかです。
2. 5週間前。社外の会場なら、音響担当者がいるかと、配信と会場のネットワークを分けられるかを会場に聞きます。2022年のアンケートへの配信チームの答えに、下見で見る点として挙がっていたものです。
3. 4週間前。イベントを作り、共同開催者と社内限定の設定を入れます。録画と公開の範囲も、ここで主催の部署に決めてもらいます。
4. 3週間前。下見では、BGMを流すだけでなくマイクをつなぎ、配信先まで届くテスト配信をします。
5. 1週間前。本番と同じ機材と回線でリハーサルをします。Microsoftの案内も、本番の前のリハーサルを必ず予定に入れるよう勧めています。
6. 前日。ミキサーの音量を決めた位置に養生テープで印を付け、予備のモバイル回線を用意します。
7. 当日。別のPCかタブレットで視聴者として入り、配信に乗っている音を最後まで聞きます。

止まった5分に、誰が何を言うか

アンケートには、うまくいった工夫も寄せられていました。「配信が止まった際のアナウンスなど、障害対応の項目をあらかじめイベント運営担当全体で決めておく」もその例です。講演者が画面共有を間違えたときのために、蓋絵（映すものがないあいだに出しておく静止画）を用意しておくという声もありました。

止まった瞬間、情シスは原因を探すので手いっぱいです。そこで司会が読む一文と、チャットに貼る告知文を主催の部署の手元に置いておけば、画面の向こうの数百人を黙って待たせずに済みます。

（司会が読む）オンラインの配信が止まっています。会場はこのまま続けます。
（チャットかQ&Aに貼る。貼る人は会場とは別の回線で）配信が止まっています。復旧まで数分お待ちください。
（会場でも別に録画している回だけ）このあとの内容は、後日の録画でもご覧いただけます。

止まった5分に司会が一文を読めれば、会場もオンラインも待ってくれます。そのあいだに、情シスは原因探しに専念できます。