「AIっぽい文章」はどこが読みにくい?社内文書を直すコツと例文

生成AIに下書きを頼むと、書いてあることは正しいのに、頭に入ってこない文章ができることがあります。9月から10月にかけて、その原因を数えた調査や、直すためのスキル「yomiyasu」が話題になりました。社内文書でよく見る型を、直す前と直した後の例文で紹介します。

「生成AIが書いたドキュメントを読みたくない」という声

9月14日、ブレインパッドの依田健人氏がQiitaに「生成AIが書いたドキュメントを読みたくない」という記事を書きました。AIで作った設計書やプルリクエストは、情報量は多いのに何を決めたのかが頭に入ってこない、という内容です。読みにくい理由として、次の4つを挙げています。

依田氏が書き方の指示を変えて同じ設計書を作らせたところ、284行が41行になったそうです。

10月1日には、大賀愛一郎氏がZennで推敲用のスキル「yomiyasu」を公開しました。大賀氏は、AIが書いたと気づいた瞬間に集中が途切れ、文章への信頼が揺らぐと書いています。

AIの普及で日本語の記事はどう変わったか

逆瀬川ちゃん氏は9月11日、Qiitaの記事を数えた調査を公開しました。2019年から2026年の各年8月の記事を集め、50,731件を分析しています。

1文の長さは、もともとの伸び方の延長で説明できる範囲でした。大きく変わったのは、太字や箇条書きなどの飾り方と、記事の量です。

大賀氏が同じ調査から引いた数字では、「効く」を使う記事が2.0%から22.3%に増えました。「壊れる」も0.8%から13.1%に増えています。一方で「〜しましょう」のような、かつてAIらしいとされた言い回しは減っていました。

読みにくくなる8つの型と直し方

ここからは、社内文書でよく見る型を、直す前と直した後の例文で見ていきます。例文は説明のために作ったものです。

1. 前置きが長く、結論が最後にある

直す前:「近年、働き方の多様化に伴い、社内の連絡手段のあり方が改めて問われています。こうした状況を踏まえ、総務部ではさまざまな観点から検討を重ねてまいりました。その結果、新しい方針を定めました。」

直した後:「11月1日から、社内の連絡手段をメールからチャットに切り替えます。理由は二つあります。」

読み手が最初に知りたいのは、何が決まったかです。背景は、結論のあとに必要な分だけ書きます。

2. 比喩の動詞で、何が起きるかをぼかす

直す前:「この確認は地味に効いてきます。省略すると、データが静かに壊れます。」

直した後:「この確認をすると、二重登録に気づけます。省略すると、同じ取引先に請求書が2回届くことがあります。」

「効く」「壊れる」「静かに」は、実際に何が起きるのかを隠してしまいます。誰に、何が起きるのかを書きます。

3. 「重要です」「不可欠です」で締める

直す前:「情報セキュリティ対策は非常に重要です。全社員が意識を高めることが不可欠です。」

直した後:「10月31日までに、全員がパスワード管理アプリに切り替えてください。期限を過ぎたアカウントは、11月1日に一時停止します。」

「重要です」と書いても、読み手は何をすればよいか分かりません。やってほしいこと、期限、守らなかったときのことを書きます。

4. 道具や仕組みを主語にする

直す前:「新しいシステムが、承認の流れを大きく変えます。」

直した後:「新しいシステムでは、課長の承認を待たずに、部長が直接承認できます。」

主語を、実際に動く人や部署にすると、誰が何をするのかがはっきりします。

5. 名詞を「の」でつなげて詰め込む

直す前:「申請手続き簡素化の検討の実施。」

直した後:「申請の手順を減らせないか、総務部で検討します。」

名詞を詰め込むと短く見えますが、誰が何をするのかが消えます。動詞に戻して、主語と期限を足します。

6. 誰も言っていない誤解を打ち消す

直す前:「これは単なるツールの導入ではありません。働き方そのものの変革です。」

直した後:「このツールを使うと、議事録を書く時間が1回あたり15分ほど短くなります。」

「〜ではなく、〜です」は、読み手が持っていない誤解をわざわざ作ってから否定します。伝えたい事実だけを書きます。

7. 太字と箇条書きで、つながりを切る

直す前:

• 目的:業務の効率化
• 背景:問い合わせ件数の増加
• 効果:対応時間の短縮

直した後:「問い合わせが前年より3割増え、回答までに平均2日かかっています。よくある質問をまとめたページを作り、回答を1日以内に縮めます。」

箇条書きにすると、「増えたから、作る」という因果が読み取れなくなります。太字も、全部が太いと何も目立ちません。

8. 見出しを全部埋め、どの案にも利点と欠点を並べる

直す前:「背景」「目的」「課題」「解決策」「期待効果」「リスク」の見出しが並び、それぞれに2行ずつ一般論が書いてある。検討した3つの案すべてに、利点と欠点が3つずつ付いている。

直した後:冒頭の3行で、採用した案と理由を書く。採らなかった案は、次のような2列の表にまとめる。

依田氏も、比べた案は「案」と「却下した理由」の2列の表にし、定型の見出しは必要なときだけ書かせるよう勧めています。

8つの型の見分け方

公的な目安も使える

文化審議会が2022年1月に示した「公用文作成の考え方」には、そのまま使える目安が並んでいます。もとは役所の文書向けですが、社内文書にも当てはまります。

• 一文を短くする。50〜60字ほどになったら、読みにくくなっていないかを意識する
• 一文の論点は一つにする
• 結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する
• 遠回しな書き方を避け、主旨を明確に示す
• 伝えることを絞る
• 受身形をむやみに使わない

AIに頼む前に、3行のメモを渡す

AIの文章が長くなるのは、何を伝えたいのかを書き手が渡していないときです。下書きを頼む前に、次の3行を書いて一緒に渡すと、結論が先に来る文章になりやすくなります。

3行が書けないときは、まだ決まっていないことがある合図です。AIに頼む前に、上司や関係者と決めることを先に済ませます。

AIに直させるときの指示とツール

AIに直させるとき、「AIっぽい言葉を使わないで」と頼んでも、あまり直りません。大賀氏は、AIが禁止された言葉を別の言葉に置き換えるだけで、文の組み立ては変わらないと指摘しています。

言葉ではなく、文書の形を指示します。依田氏の工夫も参考に、指示文のひな形を作りました。

次の下書きを、社内の人が1回読めば分かる文章に直してください。
・決まったことを最初の3行以内に書く
・やらないことがあれば明記する
・主語は人か部署にする。「効く」「壊れる」などの比喩は使わない
・「重要です」で終わらせず、やること・期限・担当を書く
・3つ以上並べる情報だけ箇条書きにし、理由は文章で書く
・太字は使わない
・その段落がなくても決定事項が伝わるなら削る

yomiyasuは、Claude Code、Codex、Cursorなどで使えるスキルとして公開されています。誰が何をしたかという文の骨組みを復元することに重点を置いています。比喩の動詞や太字の数を数えて点数を付ける検査用のスクリプトも付いており、MITライセンスです。

Qiitaで3つの推敲スキルを比べた@inoyu-qiita氏の記事では、yomiyasuが次のように直しました。

同じ記事では、太字はすべて消えた一方、呼びかけや比喩の一部は残ったと報告しています。道具で直したあとも、最後は人が読んで確かめます。

今日からできること

• 社内の報告書や通知のテンプレートの先頭に、「決まったこと」の欄を作る
• 上の指示文のひな形を、部署のチャットなどで共有する
• 送る前に次の5点を確かめる
  • 結論が最初の3行にあるか
  • 主語は人か部署か
  • 「重要です」で終わっていないか
  • 太字を使いすぎていないか
  • 60字を超える文がないか
• 長い文書は、段落ごとに「消しても決定事項は伝わるか」を確かめて削る