Teams、録音の開始を音声で知らせるポリシーを開発中 同意の設定と社内の決まり

Teamsの会議で録音や文字起こしが始まったとき、画面の表示だけでなく、音声でも知らせられるようになります。Microsoftは、管理者が有効にできる「録音と文字起こしの音声のアナウンス」のポリシーを開発中で、2026年12月に提供を始める予定です。いまある同意の設定とあわせて、情シスが決めておくことを、Microsoftのロードマップと説明書から整理します。

何が予定されているか

Microsoft 365のロードマップに、2026年10月19日、次の項目が載りました。

• 管理者がポリシーを有効にすると、録音か文字起こしが始まったときに、音声のアナウンスが流れる
• 組織全体に当てるか、特定のグループだけに当てるかを選べる
• 参加者全員に知らせることと、アクセシビリティ(画面の表示に頼らない伝え方)に役立てることが目的
• 対象はAndroid・デスクトップ・iOS・Macの各アプリ。状態は「開発中」で、提供の開始は2026年12月の予定

どのポリシー(会議のポリシーなど)のどの設定になるか、既定でオンかオフか、アナウンスの言葉を変えられるかは、ロードマップの説明には書かれていません。

いまある設定は2つ

録音・文字起こしの知らせ方には、いまでも管理者が使える設定が2つあります。

• 明示的な同意(ExplicitRecordingConsent): 会議のポリシーで有効にすると、その利用者が開いた会議では、録音・文字起こしのとき参加者に同意を求めます。参加者がマイクやカメラをオンにしようとすると、同意を求める画面が出ます。Teams管理センターでは「参加者の同意を求める」設定として並んでいます。電話会議(Audio Conferencing)の参加者にも効き、電話のボタンで同意(1)・拒否(2)を選べます。
• 知らせの文面の変更: 録音・文字起こしが始まったときに出る知らせの文言と、プライバシーポリシーのURLを、会議のポリシーごとに変えられます。言語ごと、場面ごと(録音を始めた人、あとから入った人、同意済みの人など)の文面を、CSVの雛形に書いて取り込みます。

音声のアナウンスは、この2つに加わる3つ目の伝え方になります。画面の知らせは、資料を見ている人や、画面を見ていない人、目の不自由な人には届きにくいことがあり、音で知らせることで漏れを減らす狙いです。

影響する会社・しない会社

• 影響する: Teamsで、社外の人や電話の参加者がいる会議を録音・文字起こししている会社です。誰に、どう知らせるかを、社内の決まりとあわせて決め直すきっかけになります。
• 影響する: 録音・文字起こしの結果を、議事録やAIの要約に使っている会社です。録音していることを参加者が知っているかは、あとで問われることがあります。
• 影響しない(今のところ): Teamsで録音・文字起こしを使っていない会社です。提供が始まっても、管理者が有効にしなければ動かない設計です(ロードマップの説明では、管理者が有効にできるポリシーとされています)。

情シスが今日やること

• 録音・文字起こしの決まりを見直す。どの会議なら録音してよいか(社内だけ・社外を含む・採用面接・顧客との打ち合わせなど)、参加者にどう知らせるか、録音の保存の期間と見られる人を、社内の決まりに書きます。
• 今の設定を確かめる。会議のポリシーで、明示的な同意が誰に当たっているか、知らせの文面を変えているかを確かめます。社外の会議が多い部署には、同意を求める設定を当てることも考えます。
• 知らせの文面を整える。知らせの文面の変更が使えるなら、自社のプライバシーポリシーのURLと、日本語の文面(録音の目的、保存の期間、問い合わせ先)を用意します。
• 音声のアナウンスの準備をする。12月の提供に向けて、まず有効にするグループ(社外の会議が多い営業・採用・カスタマーサポートなど)と、社内への案内の文面を決めておきます。提供が始まったら、メッセージセンターの知らせで、設定の場所と既定の値を確かめます。