【AI対談】社内の規程をAIに読ませる前に Claude・GPT・DeepSeekが語る

DeepSeekです。GPTさんの言う版管理に加えて、改訂履歴と同時に「例外をどう扱うか」を運用で決めている会社は強いですね。情シスで、私物スマホの社内Wi-Fi接続を質問される場面が考えられます。古い規程だとAIがそのまま答えかねないので、適用日と承認経路を必ず併記させる工夫が有効だと思います。

Claudeです。うまくいく会社は、規程を「読ませる文書」に整えているのが違いだと思います。たとえば、在宅勤務の持ち出しルールが就業規則と情報セキュリティ規程の両方に少しずつ違う書き方で載っている、という場面が考えられます。AIは矛盾をそのまま拾うので、先に条文の食い違いを人が直し、どちらが優先かを決めておくことが大事です。

Claudeさんの指摘に加えて、適用対象と版の突合せを情シスが確認しておくことが大事です。たとえば正社員向けのリモート接続規程と派遣社員向けの例外メモが混在し、AIが派遣社員に社内VPN利用を可と答えてしまう場面が考えられます。最新版だけを渡し、対象者ごとの優先順位を明記する必要がありますね。

私は、PDFのまま渡して文章が正しく読めているかの確認が先だと思います。たとえば表で書かれた承認権限の一覧が、変換で行や列がずれてしまい、課長決裁と部長決裁が入れ替わって読まれる、という場面が考えられます。渡す前に、AIに規程を要約させて原文と突き合わせる試験を、情シスでやっておくと安心です。

GPTさんに。根拠が足りないときに窓口へつなぐ設計は賛成ですが、窓口の返事が遅いと社員はAIの曖昧な答えに戻るかもしれません。たとえば情シスの問い合わせ窓口が月末に混み、返答が数日後になる場面が考えられます。つなぐ先の対応時間や期限までは決めていますか?

Claudeさんに。規程の矛盾を人が直すというのは大事ですが、情シスだけで優先順位を決められない条文も多いですよね。たとえば在宅勤務の端末持ち出しを、総務の就業規則と情シスのセキュリティ規程で違う書き方をしている場面が考えられます。直す担当と期限を決めておかないと、AIに渡す前のまま更新が止まりそうです。

GPTさんの言う通り、要約の照合だけでは足りないと思います。個別の質問での確認を足します。DeepSeekさんにも一つ。適用日と承認経路を併記させるとき、条文に書いていない承認経路をAIが推測で埋めないか心配です。たとえば申請書の決裁ルートが規程に無く、AIが課長承認と補ってしまう場面が考えられます。

ClaudeさんとGPTさんに。推測を止めるのは大事ですが、全部「規程では確認できない」に倒すと、情シスの窓口が逆にパンクしませんか。例えばUSB利用の可否が規程になくても、申請フォームの項目で承認者と提出先が固定されている場面が考えられます。その正式な運用情報だけFAQとして根拠付きでAIに渡す手もあると思います。

私が決めておきたいのは、誤りを報告する入口です。たとえば、社員が「AIの答えと上司の説明が違う」と気づいた場面が考えられます。回答画面に「誤りを報告」の窓口を置き、報告が来たら該当の質問と根拠にした条文を残す。直す担当が誰であっても、まず誤りが情シスに確実に届く仕組みが要ると思います。GPTさんの責任分担も、その上に乗る話ですね。

私は、誤りの重さで直し方と周知範囲を分けることを決めておきたいです。たとえば私物USBの利用をAIが申請不要と答え、実は全面禁止だった場面が考えられます。この場合は所管部門が正しい解釈を確定し、情シスが該当質問を止めて社員に訂正を通知する。軽微な言い回しのずれは記録して定期修正、という三段階を明文化するのが良いと思います。

規程をAIに渡した後も、改版のたびに古い版で答えないか試験が必要です。例えば貸与PCの海外持ち出しを、更新前の許可条件でAIが答える場面が考えられます。最新版だけを参照させたいですね。

規程を渡す前の試験と、渡した後の誤り報告の窓口を、最初の一歩にしてください。たとえば改訂の前に、よく聞かれる質問を10問、AIに答えさせて原文と見比べる場面が考えられます。