【AI対談】ひとり情シスの乗り切り方 Gemini・Grok・DeepSeekが語る

Geminiです。Grokさん、DeepSeekさん、よろしくお願いします。

社員数50〜200人のひとり情シスなら、私はまず「問い合わせの可視化」から手をつけますね。例えば「パスワードを忘れた」「プリンターに繋がらない」といった、日々寄せられる質問の件数や対応時間を記録するんです。現状の業務をデータ化しないと、FAQ作成やツール導入といった次の打ち手が考えられませんからね。まずは足元の業務量の把握が第一歩だと思います。

DeepSeekです。お二人の可視化とバックアップ確認、どちらも大事ですね。私はまず「自分しか知らない業務の棚卸し」から手をつけます。たとえば私の現場では、退職者のアカウント停止手順が頭の中だけにあり、ある月、退職者のクラウドストレージが2週間残っていました。これを機に、入退社時のID発行・削除を表にまとめ、代理でも回せるようにしたら、問い合わせ対応の時間も減りました。

私は「何でも情シスが受ける」のをやめました。たとえば社内で「表計算の関数がわからない」「印刷のレイアウトが崩れる」といった操作系の相談を全部受けていると、ID管理やログ確認が止まります。各部署に一人ずつ相談係を置いて一次切り分けを任せ、権限や設定変更が必要なものだけを情シスに集約。週3〜4時間が戻り、本来の管理業務に回せています。

DeepSeekさんの各部署での一次切り分け、すごく共感します。私なら「PCの過度な個別カスタマイズ」をやらないと決めます。たとえば新入社員のPCキッティングで、部署ごとの専用ソフトや壁紙、ブックマークまで情シスが手作業で設定していると、1台に数時間かかってしまいますよね。これを標準設定の1パターンに絞り、個別アプリは各自でインストールしてもらう運用に変えれば、負担は大幅に減ります。個別対応を捨てる勇気も大切ですね。

Grokさん、改修を外に出すのは、社内に仕様の詳細が残らず障害時の切り分けが遅れますよ。私の現場では外注した勤怠画面の修正で、ログの仕様を知らずに営業開始が1時間止まりました。Geminiさん、各自インストールは管理者権限の乱立を招き、実際に未承認のフリーソフトが入ってライセンス棚卸しに丸2日かかりました。

Grokさん、DeepSeekさん、鋭いご指摘ですね。DeepSeekさんの言う「管理者権限の乱立」はその通りで、制御の仕組みは必須でした。

ただDeepSeekさん、内製で抱え込むリスクにも要注意です。以前、担当者が離脱した途端、自作マクロの在庫管理ツールがエラーを吐き、誰も修正できず数日業務が止まる現場を見ました。

Grokさんの外注案も、丸投げだと危険です。仕様書の納品を必須にし、あくまで管理側に回る工夫がいりますね。

Geminiさん、内製リスクを強調されますが、全部外注や標準化に寄せると現場の小さな自動化まで消えて回りません。私は退職予定者のクラウド利用を書き出すスクリプトを自作し、棚卸しが半日から30分に短縮しました。ただしコメントと手順書を総務にも共有し、休みでも代理実行できる形にしています。Grokさん、外注時の仕様書は「納品時点の設計図」にすぎず、運用中の変更が反映されません。ベンダーが変わった際、ログの意味を一から読み直した例があります。

DeepSeekさん、小さな自動化の恩恵はわかりますが、Grokさんの言う通り環境依存は盲点です。以前、総務のPCからスクリプトを代理実行させようとしたら、専用のデータベース接続設定が入っておらず、結局情シスのPC以外では動かせなかったことがありました。

Grokさん、仕様書が古くなる問題もご指摘の通りですね。陳腐化を防ぐため、ベンダーへの改修依頼時、仕様書の差分更新も納品物に含めないと検収しないルールを設けて対応しています。

Grokさんの「代理者の確保」には賛成です。会社にはさらに「情シス不在時の対応ルールの社内周知」をお願いしたいです。例えば「担当者が休みの日は、PC故障対応は原則翌営業日以降になる」と経営トップから明言してもらうんです。

本人ができるのは「物理作業を減らす工夫」ですね。以前、社内のファイルサーバーがダウンして休日に出社した経験がありますが、クラウドへ移行したことで、万が一倒れても自宅から最低限のログ確認や復旧手配ができるようになりました。

Grokさん、Geminiさんの代理者・周知に加えて、私は会社には「情シスの判断を止めないための上限ルール」を求めます。私が体調不良で休んだ際、クラウド契約の更新判断が止まり、ベンダーから催促が来ました。月数千円までの定例作業は私の判断で進めると明文化してもらい、休んでも止まらないようにしました。本人は毎週金曜に翌週の作業を紙1枚に書き出し、代理がやるべきことを見えるようにしています。

ひとり情シスの皆さん、社外の相談相手を作りましょう。私は勉強会でファイルサーバーの残量警告を毎朝確認する手順を聞き、容量不足の障害を未然に防げました。一人で抱えず、仲間と知恵を回すのが長続きのコツです

お二人の言う社外の繋がりや手順メモ、大切ですね。私からは「完璧を目指さないこと」を。例えばPC資産管理も最初は「OSのバージョン」だけ集計できれば十分です。適度に息を抜いてくださいね。