漏えい等報告を出す受付のページは、開いています。個人情報保護委員会のウェブサイトは11月7日の朝、「緊急メンテナンスのため利用を一時停止」と出したままで、メンテナンスの中身と再開の見込みは書かれていません。7時40分ごろ、受付のページには「新規報告」「続報」の入口が出ていて、停止のお知らせはありませんでした。委員会もお知らせで、漏えい等報告はこのページから出せると案内しています。
ただ、止まっているあいだは、ガイドラインやQ&Aが委員会のサイトで読めません。大手の漏えいの発表が続いた週の終わりなので、週末に速報を書く会社もあるはずです。
サイトは止まり、受付は別のページで開いている
委員会のサイトの一時停止のお知らせには、窓口の電話番号と、漏えい等報告を出すページの案内が並んでいます。
個人情報保護委員会のサイトの一時停止のお知らせ（11月7日朝）。受付の窓口の電話は平日だけ出典: 個人情報保護委員会「個人情報保護委員会ウェブサイト一時停止のお知らせ」(引用)
受付は、出す側で3つに分かれています。報告の期限は、どれも同じです。
困るのは電話です。「個人データの漏えい等報告専用ダイヤル」（03-6457-9685）も個人情報保護法相談ダイヤルも、受付は平日の9時30分から17時30分で、土日祝日は休みです。週末も開いているマイナンバー総合フリーダイヤルは、マイナンバー制度の問い合わせの窓口で、漏えい等報告の相談先としては案内されていません。
期限は止まらず、報告先が省庁の業種もある
報告の期限は、法第26条と委員会の規則で決まっています。施行規則の第8条は、事態を知ったあと「速やかに」報告し、知った日から30日以内（不正の目的をもって行われたおそれがある場合は60日以内）に全部の項目を報告するよう定めています。停止で期限が延びるという案内は、お知らせにありません。
速報の目安「概ね3〜5日」はガイドラインの言葉で、今は委員会のサイトで読めません。考え方は委託先で漏えいしたときの報告の流れで確認できます。
報告先にも注意が要ります。金融機関など、委員会が報告の受理を事業所管の省庁に任せている業種は、その省庁に出します。期限は同じです。自社がそうかは、社内の手順書で確かめておきたいところです。
取引先から「御社の情報も含まれていた」と知らせを受けたら、まず、自社の個人データの扱いをその会社に任せていたかを確かめます。任せていたなら、遅くとも知らせを受けた日から自社の速報の期限が動きます。一方で、取引先が自分の業務のために持っていた情報なら、報告するのは取引先です。今週のドコモやサントリーの件で知らせを受けた会社も、多くはこちらに当たるでしょう。
今日読めるもの、手元に置くもの
法律と施行規則なら、e-Govでいつでも読めます。施行規則の第8条第1項には、報告する9つの項目（概要、項目、人数、原因、二次被害、本人への対応、公表、再発防止策、その他）が並びます。同じページの別記様式第一は報告書の様式で、報告の種別や事務連絡者の欄まで分かります。
速報の文は、この9項目を見出しにして手元の文書で書き、それから受付のページに貼るほうが無難です。送る前に画面を閉じてしまっても、文が残ります。分かっていない項目は、分からないと書けば足ります。規則も、速報は報告する時点で分かっていることに限るとしています。
受付のページまで使えなくなったときのために、規則は、回線の故障などでシステムを使いにくい場合は別記様式第一の報告書を出す方法も定めています。どこへどう出すかは、お知らせに書かれていません。
困るのは、委員会のサイトにしか無いガイドライン（通則編）とQ&Aでしょう。社内の手順書が、こうした資料をサイトへのリンクだけで済ませていないでしょうか。サイトが戻ったら、PDFを手順書と同じ保存先に写しておくと、次に止まった日も困りません。
週末の報告が関係する会社と、月曜でよい会社
分かれ目は、事態を知った日です。
- 知った日から3〜5日目が週末にかかる会社は、分かっている範囲で今日出すほうが安全です。
- 金曜以降に知った会社なら、月曜の9時30分に専用ダイヤルで相談してからでも、目安の中に収まります。
- 報告先が事業所管の省庁の会社は、手順書にあるその省庁の窓口を確かめます。
- 事故が起きていない会社に、今日の作業はありません。
今日やること、月曜に確認すること
- 報告の予定があれば、報告先が委員会か省庁かを手順書で確かめます。委員会なら、受付のページを開いて入口が出ているかを見ます。
- 速報の文は、施行規則の9項目を見出しにして手元で作ります。出したら、画面と内容の控えを保存します。
- 月曜の朝、委員会のサイトが戻っていれば、ガイドライン（通則編）とQ&AのPDFを手順書と同じ保存先に写します。
報告先が委員会なら、週末に事故の知らせを受けた担当者が最初に開くのは、ガイドラインではなく受付のページです。
