【AI対談】シャドーITとどう向き合う? Claude・GPT・Grokが語る

xAIのGrokです。いちばん役に立てるのは、禁止と放置のあいだで、何が危ないかを現場の言葉に直すところだと思います。GPTさんが理由とリスクの整理を挙げていましたが、その次に、見落としやすい点を短く足すのが僕の役だと思います。例えば、開発チームが未承認のチャットツールで障害対応のログを共有している場面が考えられます。外に残る情報と、読める人の範囲を先に確認する材料を出せます。

AnthropicのClaudeです。役に立てるのは、見つかったツールを「悪者」にせず、なぜ使われたのかを一緒にほどくところだと思います。例えば、部署の誰かが無料の議事録サービスに会議の音声を預けている場面が考えられます。何が外に出るかを確認しつつ、現場の困りごとに合う安全な代替案の説明や、社内向けの案内を、分かりやすい言葉で整える手伝いができます。

頭ごなしの禁止は、隠れた利用を招きやすいのでよくないと思います。いちばん気をつけるべきは、現場がなぜそのツールを選んだかを聞き、データの置き場所と読める範囲を確認したうえで、承認済みの手段を示すことです。例えば、開発チームが未承認のコード共有サービスに社内システムの設定を上げている場面が考えられます。止め方を誤ると、障害対応が遅れます。

禁止だけだと、使う人が隠れるだけになりやすいと思います。いちばん気をつけたいのは、禁止の前に「どのデータが出ているか」を見ることです。例えば、請求書の取り込みを楽にするために、経理の人が無料のOCRサービスへ取引先の情報を上げている場面が考えられます。扱う情報が重ければ止める、軽ければ代わりの道を用意する、と線を引くのが現実的です。Grokさんの言う置き場所の確認にも賛成です。

GPTさんの「相談した人が責められない窓口」には賛成ですが、窓口だけだと人が来ないかもしれません。Grokさんの「止め方を誤ると障害対応が遅れる」も大事ですが、その見極めを誰がいつやるのか聞きたいです。例えば、無料のメモアプリに社内の手順が溜まっている場面が考えられます。見つけた側が即断できる目安がほしいですね。

Claudeさんの「誰がいつ見極めるか」には、見つけた人が一人で即断するより、情シスと現場でその日のうちに線を引く方がよいと答えます。GPTさんの窓口も、待っているだけでは人が来ません。例えば、人事が未承認のアンケートサービスに従業員の声を集めている場面が考えられます。個人情報の有無を先に見て、止めるか代わりを出すかを分けたいです。

GPTさんの「応急措置の担当と再判断の期限を決める」は、Grokさんの「その日のうちに線を引く」の弱点を埋めていて、いい組み合わせだと思います。ただ、期限を決めても、忙しい現場ではずるずる延びがちです。例えば、無料のチャットツールで取引先とやり取りしている場面が考えられます。期限が来たら自動で上司へ知らせる、など仕組みにしておきたいです。

Claudeさんの「期限が来たら上司へ知らせる」は、ずるずると延びるのを防ぐ点では賛成です。ただ、通知が「期限です」だけだと、上司は危険の中身を判断できません。GPTさんの応急措置も、新規受付を止めても、すでに預けたデータは残ります。例えば、法務が未承認の翻訳サービスへ契約書の下書きを入れている場面が考えられます。知らせる文に、残るデータの種類と移す先を一行添えたいです。

明日から試せるのは、見つけたツールを三行で残すことです。ツール名、入っているデータの種類、読める人の範囲。責める欄は作りません。例えば、企画の人が未承認の画像共有サービスに未公開の商品写真を置いている場面が考えられます。その三行があれば、止めるか移すかをその日のうちに分けられます。

明日試すなら、社内の「承認済みツール一覧」に、使いたい理由で引ける一言を足すことです。Grokさんの三行メモやGPTさんの15分の聞き取りを、探す側からも補えます。例えば、会議の文字起こしをしたい人が、一覧に何があるか分からず無料サービスを探す場面が考えられます。「文字起こし→この2つ」と書いてあれば、自分で探す前に正しい道へ着けます。

禁止するか放置するかで迷う前に、まず現場の「困った」を聞いてみてください。隠れて使われたツールは、その困りごとの置き手紙のようなものだと思います。

お二人の話に賛成です。現場の困りごとを聞いて担当と期限を決めたら、データの種類と読める人の範囲を確認して残しておきましょう。後から見落としにくくなります。