Excelチェックリスト
委託先のセキュリティ確認シート
業務を委託する会社に、情報セキュリティの対策を確かめるためのExcelのシートです。体制・人・アクセス管理・端末とネットワーク・データの扱い・事故への備え・再委託など27の質問に、委託先が回答と根拠資料を書き、自社が評価します。委託先の一覧シートでは、確認から時間がたった委託先に★が付きます。
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こんなときに
- 個人情報や社外秘のデータを預ける委託先を、契約の前に確かめるとき
- 年1回、委託先の対策が続いているかを確かめて記録に残すとき
- 取引先からセキュリティの確認を求められ、自社の委託先の管理も説明したいとき
使い方
- 1
「委託先一覧」に、データを預けている委託先を書き、重要度を決めます。個人情報や社外秘を預ける委託先は「高」にします。
- 2
「確認シート」をコピーして委託先ごとに1枚つくり、2行目の【】を書き換えてから委託先に送ります。回答・補足・根拠資料の列は委託先に書いてもらいます。
- 3
戻ってきたら根拠資料を受け取ったかを確かめ、評価の列を自社で書きます。必須の質問で「いいえ」があれば、改善の依頼と期限を書きます。
- 4
総合評価と確認日を「委託先一覧」に写します。重要度が高い委託先は年1回、それ以外は2年に1回を目安に確かめ直します。
中に入っているもの
シート「委託先一覧」
委託先委託している業務預けるデータ個人情報重要度契約の終了日秘密保持契約前回の確認日総合評価次の確認自社の担当メモ
シート「確認シート」
No分野確認すること重み回答回答の補足(委託先)根拠資料(委託先)資料の受領目安評価(自社)改善の依頼と期限
シート「使い方」
このファイルは「委託先一覧」「確認シート」「使い方」の3枚でできています。委託先一覧には、当社のデータを預けている会社を全て書きます。給与計算・会計の記帳・Webサイトの保守・PCのキッティング・コールセンターなど、ITの会社以外も入ります。重要度は、預けるデータで決めます。個人情報や社外秘のデータを預ける委託先は「高」、社内向けの情報だけなら「中」、データを預けないなら「低」が目安です。確認シートは委託先ごとに1枚です。シートをコピーし、2行目の【】を書き換えてから、ファイルごと委託先に送ります。
